ما هو ميثاق المشروع What is a project charter ؟

ادارة المشاريع - PMP

ما هو ميثاق المشروع What is a project charter   ؟

يمكن أن يكون البدء في مشروع أو مبادرة جديدة شعورًا مثيرًا. ولكن ماذا عن الخطوة التي تسبق ذلك مباشرةً ، عندما تحتاج إلى الموافقة على مشروعك؟

قد تبدو عملية طرح المشروع والموافقة عليه وكأنها صندوق أسود إذا لم تكن قد فعلت ذلك من قبل. من جمع المعلومات الصحيحة إلى تقديمها بطريقة تناسب أصحاب المصلحة في مشروعك ، فأنت تريد التأكد من أن لديك المواد التي تحتاجها للنجاح. طريقة واحدة للقيام بذلك هي من خلال ميثاق المشروع.

ما هو ميثاق المشروع؟ What is a project charter?

ميثاق المشروع هو عبارة عن مستند رسمي يحتوي على وصف للمشروع بالكامل بما في ذلك : أهداف المشروع project objectives ، ونطاق المشروع project scope ،مسؤوليات المشروع project responsibilities ، كيفية التنفيذ، اصحاب المصلحة stakeholders  من أجل الحصول على الموافقة من أصحاب المصلحة الرئيسيين key project stakeholders  في المشروع. 

مع ملاحظة انه لا يمكن البدء في التخطيط للمشروع حتى يتم التوقيع على وثيقة ميلاد المشروع بشكل رسمي.ولان التخطيط التفصيلي يحتاج الى وقت و تكلفه ولان هذا الوقت والتكلفه لا يمكن صرفهما الا اذا كان هناك اعتماد رسمي .

في بداية المشروع initiating تكون هناك لقاءات مع اصحاب المصلحه بحيث يتم تعريف اهداف المشروع high level objective  ، الافتراضات assumptions ، القيود constraints ، المتطلبات requirement ، المجال Scope، المخاطرRisk، وذلك بهدف تحديد امكانية تنفيذ المشروع. 

يجب البدء بميثاق المشروع اولا عند بداية اي مشروع وقبل البدء في مستندات المشروع الأخرى.حيث يعتبر عنصر حاسم في تخطيط المشروع لأنه يُستخدم طوال دورة حياة المشروع.

لا بد من الحصول على الموافقة على هذه الوثيقة قبل البدء في المشروع.

اي تغيير على وثية ميلاد المشروع يجب ان يطرح سؤال قبل التغيير هل سيستمر المشروع ام لا 

الهدف من وثيقة ميلاد المشروع هو تخطيط  المشروع بمستوى عالي بحيث يمكن معرفة هل المشروع ضمن القيود الموجوده او لا 

تعتبير وثيقة ميلاد المشروع اهم وثيقه في المشروع وبعدم وجود هذه الوثيقة لا يمكن لمدير المشروع وللمشروع النجاح. 

ما هو ميثاق المشروع  project charter  في إدارة المشاريع project management ؟ 

يحتوي ميثاق المشروع غالبا على العناصر التالية :

.1 عنوان ووصف موجز للمشروع في فقرة أو فقرتين 

.2 تحديد مدير المشروع  project manager  وصاحب المشروع project sponsor ومستوى السلطة لكل منهم(مثال صلاحية الموافقة على الميزانية،الموافقة على الجدول الزمني، موارد المشروع،... الخ)

.3 الغرض والأهداف من المشروع business case  بلغة واضحة وموجزة 

.4 متطلبات المشروع Requirements  بحيث تكون على مستوى عال جدا وبدون تفاصيل كثيرة

.5 الموارد مسبقة التعيين resources pre assigned : من هم الموارد التي يتم تعينهم من قبل صاحب العمل ولا يمكن استبعادهم.

.6 القيود والافتراضات constraints and assumption

.7 أصحاب المصلحة الرئيسيون Key stakeholders من هم المؤثرين في المشروع سواء اشخاص ام منظمات ام غيرهم اي شي يوثر في المشروع.

.8 مخاطر المشروع المعروفة عالية المستوى   high-level Risks 

.9 اهداف المشروع القابله للقياس measurable project objective: مدى توافق اهداف المشروع مع الاهداف الاستراتيجه للمنظمه، كيف يمكن لاهداف المشروع ان تدعم اهداف المنظمه الاستراتيجه strategic goals .حيث هذه الاهداف تحتاج الى قياس وتعريف اولويات في قيود المشروع.define priority of the project constraints 

.10 المهام events  والمعالم milestones  الرئيسية للمشروع

.11 الجدول الزمني للمهام في المشروع مع تواريخ البدء والنهاية

.12 نظرة عامة على الميزانية  budget

.13 متطلبات الموافقات بحيث تحتوي ما هي الاشياء المطلوب الموافقة عليها، الاشخاص الذين سيقومون بالموافقات، وآلية الموافقة.

.14 وصف المنتج product description/deliverables: ما هو المنتج المتوقع من المشروع(النتيجه النهائية للمشروع)

.15 توقيع صاحب المشروع على هذه الوثيقه 

قد يعمل مدير المشروع على تطوير هذه الوثيقة ولكن الاصدار النهائي والاعتماد الرسمي يجب ان يتم عن طريق صاحب المشروع sponsor 

فوائد وثيقة ميلاد المشروع 

.1 نقطة الانطلاق للمشروع ،المشروع غير موجود حتى يتم التوقيع على هذه الوثيقه، يصبح المشروع موجود بعد التوقيع والاعتماد الرسمي .

.2 يمكن معرفة نطاق المشروع scope of the project، اهداف المشروع objective، المتطلبات requirement، معايير النجاح success criteria 

.3 اعطاء مدير المشروع صلاحيات لادارة المشروع كصرف النقود وتحديد وتعيين الموارد.

.4 معرفة المنتج النهائي للمشروع 

.5 بمثابة نقطة مرجعية لفريق المشروع

.6 يضمن أن أصحاب المصلحة الرئيسيين على دراية بالمشروع

.7 من السهولة في مكان واحد معرفة قيود المشروع constraints  ، مخاطر المشروع Risks ،  افتراضات المشروع assumption.

.8 تعريف مجال المشروع scope definition،

.9 تعتبر حلقة وصل link بين اعمال المشروع المستمره ongoing work organization 

تعتبر وثيقة المشروع عملية تكامليه integration process وذلك لان هذه الوثيقه تؤثر في جميع knowledge area  وتشمل (scope, time, cost, quality,HR, Communication, risk, procurement, stakeholder management).

لتطوير وانشاء وثيقة ميلاد المشروع project charterيتطلب الامر مجموعه من الاجراءات سواء في المشاريع الكبيره ام الصغيره

.1 تحديد اصحاب المصالح stakeholder 

.2 عقد اجتماعات مع اصحاب المصلحه الاساسين key لاخذ الموافقه على متطلبات المشروع.، المجال، المخاطر، الافتراضات والمتطلبات. 

.3 تعريف مجال المنتج product scope

.4 تعريف اهداف المشروع project objective 

.5 تعريف معايير النجاح success criteria

.6 توثيق المخاطر documenting risk

جوانب اضافيه لتطوير وثيقة ميلاد المشروع other aspect to develop project charter 

من المهم العمل على تحديد وتوثيق القيود والافتراضات التي لم تكتشف اثناء المفاوضات مع اصحاب العمل في مرحلة البدء initiating 

القيود هي عوامل تحد من خيارات فريق العمل limit the team options مثل : موارد محدوده،  الميزانيه، الجدول ، المجال. مثال ذلك قد تطلب الادارة وتقرر ان ينتهي العمل فقط ب 5 اشخاص فقط بدل 10 

الافتراضات : هي اشياء نفترض انها قد تكون صحيحه لكن هي غير ذلك. مثال قد نفترض ان لسنا بحاجه لموافقة قسم الهندسه قبل بدء النشاطات ولكن موافقتهم امر ضروري.

القيود والافترضات تعتبر مدخلات لمعظم عمليات ادارة المشروع وتعرف على انها high level

في مرحلة البدء initiating قد يمكن اعادة تعريفها وتوثيقها في تفاصيل المشروع كجزء من عمليات المجال scope process . 

بمجرد ما يتم التعريف تصبح بحاجه الى ادارة managed ، 

المالك sponsors و الفريق team واصحاب المصلحة الاخرين قد يكون لهم دور في تحديد القيود والافتراضات ومراجعتها للتاكد من صلاحيتها اثناء دورة حياة المشروع

اذا حدث تغيير او ثبت خطا للقيود والافتراضات ، في هذه الحاله فان خطة ادارة المشروع تحتاج الى مراجعة وتغيير 

جملة عمل المشروع project statement of work 

هي وثيقة يكون المسؤول عن عملها هو صاحب العمل sponsors  او العميل   customers بحيث يتم وصف الاحتياج needs ، تحتوي ايضا على نطاق المنتج product scope وكيف سيكون المشروع مطابق للمنظمة او الخطة الاستراتيجه  للعميل customer strategic plan ، تحتوي ايضا على وثيقة الالفاظ wordy document التي ترسل من المشتري الى البائع حيث قد لا تكون كامله عند استلامها كمدخل الى develop project charter . 

الاتفاقايات العقود agreements / Contract 

كل المشاريع يجب ان تحتوي على charter سواء كان المشروع مبادرة داخليه internal  او عمل خارجي . حيث ان تطوير وثيقة ميلاد المشروع عادتا often تبدا مع بعض الموافقات الرسميه. 

في المشاريع الداخليه الموافقه المبدئية قد تكون بصوره غير رسميه عن طريق emails، او محادثات conversation ، عن المشروع وما هو (طبيعة المشروع) قد ياخذ شكل mou ( memorandum of understanding) او موافقه برساله letter of agreement

اما في حالة المشاريع الخارجيه فانه يجب وجود عقد رسمي formal contracts  كذلك يجب اخذ بعين الاعتبار المشترين buyer والبائعين seller عند عمل العقود. حيث يجب عمل وثيقة charter خاصه بتوقعات المشترين والبائعين .

يجب ان تحتوي وثيقة ميلاد المشروع على نقاط مختلفه حول البائع والمشتري مثل اسباب كل من المشتري والبائع للعمل على المشروع حيث قد تكون اسباب المشتري تحقيق منتج معين achieve a particular product scope  في حين قد تكون اسباب البائع زيادة الارباح increase revenue ، تحسين سمعتهم reputation او الحصول على عمل اضافي من المشتري . 

يجب الاخذ بعين الاعتبار مجموعه من الاشياء عند عمل وثيقة ميلاد المشروع مثل 

.1 اصول العملية التنظيميه organizational project assists  وتشمل ( العمليات process ، النماذج templates ، المعلومات التاريخيه historical information ، الدروس المستفاده lesson learned )

.2 العوامل البئية المؤثره enterprise environmental factors :  مثل المعايير المطبقة applicable standards ، والموجوده، البئية infrastructure. 

يجب على مدير المشروع العمل مع اصحاب المصالح وغيرهم ممن لهم تاثير على جوانب المشروع المختلفه لعمل وثيقة ميلاد المنشروع.

كيفية إنشاء ميثاق المشروع

في ميثاق المشروع ، ستشارك تفاصيل المشروع مع أصحاب المصلحة الرئيسيين من أجل الحصول على الموافقة لبدء مشروعك. هناك ثلاثة عناصر رئيسية لميثاق المشروع:

"لماذا المشروع" Why this project

لبدء ميثاق مشروعك ،لا بد من تحديد ومشاركة أهداف المشروع والغرض منه وسبب أهمية هذا المشروع. تأكد من أن الغرض من مشروعك يشرح بوضوح سبب أهمية العمل في هذا المشروع  بالاضافة الى تحديد كيف سيدعم هذا المشروع أهداف الشركة.

بالإضافة إلى ما سبق، يجب أيضًا توضيح وتحديد أهداف المشروع. بحيث يتم تحديد مجموعة من الاشياء يجب تحقيقها عند نهاية المشروع، لعمل ذلك تاكد من ان تكون هذه الاهداف:

.1 محدد وواضحه Specific

.2 يمكن قياسها Measurable 

.3 يمكن تحقيقها Achievable

.4 واقعيه Realistic

.5 مقيدة زمنيا لها نهاية وبداية Time-bound 

"ماذا يحتوي ولا يحتوي (حدود المشروع)"

العنصر الرئيسي الثاني في ميثاق المشروع هو نطاق المشروع project scope. يحدد بيان نطاق مشروعك project scope statement ماذا يحتوي ولا يحتوي المشروع. عند العمل على مسودة نطاق المشروع ، يتم تحديد ووضع الحدود للمشروع ، والأهم من ذلك ، تحديد ما لن يتم تنفيذه خلال الجدول الزمني للمشروع.

أثناء قيامك بإنشاء ميثاق المشروع الخاص بك ، فإن الجزء الأكثر أهمية في شرح النطاق هو تحديد الميزانية المثالية للمشروع. تذكر أنك ستستخدم وثيقة ميثاق المشروع لعرض هذا المشروع على أصحاب المصلحة - لذلك عليك أن توضح بوضوح ما هي الميزانية وأين ستذهب هذه الأموال.

من سيقوم بالعمل

في القسم الأخير من ميثاق مشروعك ، يجب أن يتم تحديد من سيعمل في المشروع. وهذا يشمل أي من أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع ، وأصحاب المصلحة التنفيذيين ، ورعاة المشروع ، والفريق العام للمشروع. 

مثال على ميثاق المشروع