ما هي ادارة المشاريع وما هو الهدف منها why projects management
ادارة المشاريع - PMP
تعمل الشركات والمنظمات على تنفيذ مشروعاتها بالوقت المحدد دون تأخير الامر الذي يعني: الالتزام بالجدول الزمني والميزانية budget الموضوعة للمشروع. لذلك تعمل الشركات على وضع مدير مؤهل لإدارة مشروعاتها من البداية الى النهاية، وعليه فان من مهام مدير المشروع الأساسية الفهم الجيد لتقنيات ادارة المشاريع التي تساعد على ذلك.بناء على معهد PMI فان ادارة المشاريع لها قواعد ومفاهيم يجب الالتزام بها والعمل على تحقيقها. حيث يقدم هذا المعهد شهادة PMP وهي احترافي ادارة مشاريع. ويقدم لذلك دليل PMPOK الذي يحتوي على تفاصيل وارشادات لكيفية ادارة المشاريع والحصول على هذه الشهادة.
فيما يلي سنناقش مقدمة عن ادرة المشاريع.
ما هو المشروع project
المشروع هو محاوله مؤقته (لها تاريخ بداية ونهاية) وتكلفة محددة(ميزانية) يجب الالتزام بها يكون له نتيجة نهائية فريدة (عمل شيء جديد لم يعمل من قبل) هذه النتيجة او المخرج قد يكون:
- منتج فريد unique product
- خدمه service
- نتيجة result
بمعني ان المشروع ليس بالضرورة ان يكون له مخرج او منتج. قد يكون نتيجة، مثال: تنظيم مؤتمر كبير organize large conference
امثله على المشروعات
- تطوير نظام معلومات جديد New system
- تشييد مبنى او مرفق Constructing a building or facility
- نظام شبكة مياه جديد Building a water system for a community
- تنظيم حمله انتخابيه لمنصب سياسي Running a campaign for political office.
الفرق بين Sponsors وStakeholders
Stakeholders: اي شيء له تأثير سلبي او ايجابي على المشروع، سواء اشخاص ، معدات، أصول. مثال ذلك عملية بناء نظام الكتروني بحيث يكون Stakeholders هم فريق العمل، مدير المشروع، المستخدم النهائي، الموردين، أي معدات نحتاجها لبناء النظام ... الخ.
Sponsors: هو الممول للمشروع وصاحب المشروع الذي يقرر بداية المشروع.
مشاكل شائعه عند ادارة المشاريع:
- تجاوزات في الوقت والتكلفة cost or schedule overruns
- وقت غير واقعي لتنفيذ المشروع unrealistic schedule
- تغييرات كثيره في الوقت والهدف excessive change to the scope or schedule
- مشاكل في الاتصالات communication problems
- تشغيل خارج ال وقتrunning out of time
- جوده غير مرضيه unsatisfactory quality
- اعضاء الفريق ليسوا على علم ودراية كافيه بماذا يريدون people on the team are unsure of what need to be done
- الافراط في اعادة العمل rework والوقت الاضافي overtime
- عقد اجتماعات كثيره too many project meetings
المشاريع والعمليات operation
العمليات: عمليات تحدث اثناء تنفيذ المشروع بحيث تتكرر وتستمر ongoing and repetitive
المشروع: مؤقت ومنفرد
المشاريع والعميات تشترك في الخصائص التالية:
يتم تأديتها من قبل البشر performed by people
يتم تنفيذها بموارد محدده constrained by limited of resources
يتم التخطيط لها والقيام بها والتحم بها planned، executed، controlled
امثله على العمليات والمشاريع
| النوع (عملية ، مشروع) | النوع |
| بناء ملحق في البيت build and extension on house | مشروع |
| تنظيف البيت مرتين في الاسبوع | عمليه |
| تغيير فلتر المياه مره كل 6 شهور | عمليه |
| تنظيم مؤتمر كبير organize large conference | مشروع |
| بناء نظام الكتروني لحجز التذاكر | مشروع |
ما هي ادارة المشاريع what is project management
إدارة المشاريع حسب معهدPMI هو خبره وفن يتم من خلال مجموعه من الخطوات المتسلسلة والعملية والعلمية. حيث يتم تقسم العمليات في المعهد الى قسمين هما:
- مجموعه العمليات process group
- مجموعة المعرفة knowledge area
مجموعة العمليات process group
وهي مجموعه من العمليات ذات المستوى العالي high level تطبق في المشروع وتتكون من 5 عمليات اساسيه وهي:
- البدء initiating
- التخطيط planning
- التنفيذ executing
- المراقبة والتحكم monitoring and control
- الاغلاق close
مجموعة المعرفة knowledge area
تتكون مجموعة المعرفة من 10 عمليات وهي:
- التكامل integration
- المجال scope
- الوقت time
- التكلفة cost
- الجودة quality
- الموارد البشرية human resource
- الاتصالات communication
- المخاطر risks
- المشتريات procurement
- ادارة اصحاب المصالح stakeholder management
تعريف ادارة المشاريع:
وعليه فيمكن تعريف ادارة المشاريع على انها عباره عن تقنيات techniques، وممارسات عمليه practices، وقواعد level of authority، ومسؤوليات responsibilities، مهارات skills، ادوات tools، تطبق على المشاريع بهدف زيادة فرصة نجاح المشروع وتحقيق متطلبات المشروع project requirements
ادارة المشاريع تحتوي على:
- تحديد الاحتياجات requirements
- وضع اهداف واضحة يمكن تحقيقها objectives achievable
- توازن المتطلبات التنافسية للجودة quality والوقت Time والتكلفة Cost ونطاق المشروع scope.
- توازن المتطلبات والاهتمامات المختلفة لأصحاب المصالح.
ما هي ادارة البرامج what is program management
البرنامج هو: مجموعه من المشاريع المترابطة related projects
الهدف من البرنامج هو تجميع مجموعه من المشاريع المترابطة interdependencies مع بعض بهدف تسهيل عملية ادارتها وتنسيقها. وبالتالي تقليل المخاطر risk، وزيادة فرصه النجاح. أكثر من تنفيذ هذه المشروعات كل على حده.
المسؤول عن ادارة البرامج هو شخص يطلق عليه مسمى مدير البرامج program manager، ويستخدم البرنامج فقط في حال كان هناك قيمه حقيقيه (فأئده) ناتجه عنه.
ماهي ادارة الحقائب what is portfolio management
الحقيبة portfolio هي عباره عن مجموعه من البرامج والعمليات الغير مترابطة، مشاريع منفصلة او عمليات، حيث يتم تجميعها ووضع اولويات لها لهدف تحقيق اهداف محدده والوصول الى الاهداف الاستراتيجية التجارية. وعمل تحسين للموارد المستخدمة، وتحسين فوائد المؤسسة، وتقليل المخاطر.
ادارة المشاريع التنظيمية Organizational project management(OPM)
هي عباره عن بيئة عمل framework تهدف الى جعل تركيز المنظمة منصب على الاهداف الاستراتيجية.
تعمل ادارة المشروع التنظيمية على عمل واصدار توجيهات directions لكيفية عمل كل من المشاريع، البرامج، المحافظ، وغيرها من الاعمال المرتبطة، حيث تعمل على وضع اولويات prioritized، ادارة mange، تنفيذ executed، ومن ثم قياس measured للوصول الى أفضل النتائج من اجل تحقيق الاهداف الاستراتيجية للمؤسسة. Strategic goals
ادارة المشاريع التنظيمية organizational project management3(OPM3)
تأتي هذه الجهود بعد جهود OPM التي تعمل كبيئة عمل اساسيه لتوفر التوجيهات، والتعليمات لكل من الحقائب، البرامج، المشاريع.، من اجل الوصول الى الاهداف المرجوة. يأتي بعدها دور OPM3 والذي يتمثل في قياس وتحديد مستوى مدى النضج maturity في ادارة المشروع project management التي تمت في جهود OPM
تستخدم OPM3 من اجل تحسن العمليات في المشروع improve your processes،
ملخص Summery
ادارة المشاريع التنظيمية organizational project management
تعتبر المظلة التي تحتوي تحتها المحافظ، البرامج، المشاريع، العمليات حيث تعمل كبيئة عمل اساسيه توفر التوجيهات، والتعليمات للوصول الى الاهداف المرجوة.
ادارة المحفظة portfolio Management
مجموعه من المشاريع والبرامج يتم ادارتها من مكان واحد بحيث يتم وضع الاولويات لها وبناء عليها التنفيذ للوصول الى الاهداف المرجوة.
ادارة البرامج Program Management
مجموعة من المشاريع المترابطة يتم ادارتها وتنسيق ادارتها لتحقيق فوائد محدده تهدف الى دعم الاهداف الاستراتيجية المرجوة.
ادارة المشاريع projects management
يتم هنا ادارة الجهود للمشروع التي تقع في نطاق محدد وهو مجال المشروع، للوصول الى الاهداف الاستراتيجية المرجوة.
ملاحظة: إذا كانت نتائج المشروع لا تسير not align نحو اهداف المشروع الاستراتيجية organizational strategy بناء عليه لا بد من اتخاذ اجراءات حول المشروع اما تصحيح المشروع او انهائه.
حوكمة المشروع project governance
وهي عباره عن طريقة action او قرار decision يتخذ في حال كان هناك مشكله في المشروع. الهدف منه التأكد ان المشروع يسير في الاتجاه الصحيح. حيث يشير هذا المصطلح الى المعايير criteria والاجراءات procedures، والادلة guidelines المستخدمة للتأكد من ان المشروع يسير في الاتجاه في الصحيح. وسيحقق الاهداف المرجوة منه.
مكتب ادارة المشاريع project management office (PMO)
هو وحدة تنظيميه organizational unit تمثل المركز الرئيسي standard centralize لمراقبة وقياس المشاريع، حيث يكون هو المنظم الاساسي لإدارة المشاريع. يطلق على هذا المركز في بعض الشركات مكتب ادارة المحافظ portfolio management office
واجبات ومهام هذا المركز The role of (PMO) may include
- الدعم supportive: (exercise level of control over) حيث يقوم هذا المركز بتحديد ما هي ال طرقmethodologies والإجراءات procedures والوسائل، النماذج templates، الدروس المسبقة والمستفادة lesson learned، التي يمكن ان تستخدم في ادارة المشروع بغرض تسهيل عملية الادارة
- المراقبة controlling: (Moderate level of control over project) الغرض منها هو مراقبة اداء المشروع بحيث يتم توفير الارشادات guidance، لكيفه ادارة المشروع، قد يتم ايضا عمل تدريب لبعض اعضاء الفريق، استخدام بعض الأنظمة software لتسهيل عملية الادارة.
- التوجيه directive: (High level of control over project) تزويد المشروع بمدراء اكفاء وذو خبره جيده لديهم القدرة على ادارة المشروع والوصول بالمشروع الى الاهداف المرجوة.
جميع المشاريع بغض النظر عن الحجم او النوع تدار من قبل هذا المكتب
صلاحيات مكتب PMO
- ادارة الترابط interdependencies بين المشاريع، البرامج، المحفظة، لتحقيق الاهداف.
- تجميع المعلومات من اي مشاريع اخرى للوصول الى الاهداف المرجوة.
- المساعدة في توفير موارد للمشروع resources.
- التوصية بإنهاء المشروع في الوقت المناسب إذا دعت الحاجة لذلك.
- مراجعة اداء المشروع والامتثال للعمليات.
- تزويد المشروع بالنماذج template، التي قد تستخدم في WBS، خطط الاتصال communication plan
- تزويد المشروع بالإرشادات والأدلة guidance، حكم المشروع.
- دعم الاتصالات في المشروع وتزيد المشروع بنقطة اتصال مركزيه.
- يلعب جزء مهم في لجنة مراقبة التغيير change control board.
- تحديد اولويات المشاريع.
دور هذا المكتب يكون في المراحل الاولية للمشروع أكبر بكثير منه في المراحل المتقدمة، وقد يكون هذا المكتب هو اصحاب العمل في المشروع stakeholder
القيود والافتراضات constraints and assumptions
ما هي القيود constraints:
القيود هي الاشياء المفروضة على المشروع (limitations ) والتي لا يمكن تجاوزها ويجب العمل ضمنها من قبل مدير واعضاء المشروع. القيود الأساسية في المشروع هي:
- الوقتtime
- التكلفة Cost
- المجال scope
- الجودة quality
- رضا العميل customer satisfactions
- المخاطر risks
- الموارد resources
في حال وجود تغيير على أحد هذه القيود لا بد من معرفة الاثر الناتج عن هذا التغيير. مثال ذلك: التغيير على الجدول الزمني لا يمكن ان يحدث دون ان يؤثر على التكلفة والمخاطر. وفي حال حدوث تغيير على المشروع من قبل اصحاب المصالح stakeholder فانه في هذه الحالة يجب على مدير المشروع دراسة وتحليل نتائج هذا التغيير بشكل جيد قبل البدء بالتغيير.
ما هي الافتراضات assumptions
هي الاشياء التي قد نعتقد انها صحيحه بناء على ما لدينا من خبرات ومعلومات، ايضا المعلومات المزودة من قبل اعضاء الفريق، او اصحاب المصالح. من المهم توثيق هذه الافتراضات في مراحل المشروع، حيث يتم التحقق والتأكد من دقه هذه الافتراضات مع تقدم المشروع.
مثال ذلك: قد نفترض اننا لسنا بحاجة الى موافقة قسم معين اثناء تنفيذ المشروع واثناء التنفيذ قد تكون الموافقة ضرورية
ادارة اصحاب المصالح stakeholder management
من هم اصحاب المصالح: اي شخص او منظمه له علاقة بالمشروع بحيث يؤثر تأثير سلبي او ايجابي على المشروع او المنتج
امثلة اصحاب المصالح:
- من داخل المنظمة وتشمل: منظمة الاداء، مدير المشروع، فريق المشروع، مكتب ادارة المشروع PMO، مدير المحافظ، مدير البرامج، اقسام اخرى في المنظمة مثل (التسويق، القسم القانوني، خدمة العملاء.... الخ).
- خارج المنظمات مثل (المستشارين، المستخدمين، العملاء، الجهات الحكومية، البنوك .... الخ)
الهيكل التنظيمي organization structure
المشروع يؤثر ويتأثر بعوامل كثيره لان المشروع لا يعمل لوحده او في الفراغ، ومن اهم العوامل التي تؤثر على المشروع هي كيفية تنظيم المؤسسة حيث من خلال تنظيم المؤسسة يمكن تحديد عمل الاتي:
- تحديد من هو مدير المشروع المناسب. وتحديد ما هي الموارد الاخرى
- كيف يمكن للاتصالات ان تلعب دور في المشروع.
- من هو الشخص الذي يملك الصلاحيات في المشروع.
انواع المنظمات organization Types
الوظيفي functional(silo)
يعتبر هذا النوع من أكثر انواع المنظمات شيوعا، يعتمد هذا النوع على تجميع الاختصاصات من اماكن مختلفة وبشكل هرمي hierarchically، وعمل قسم لكل تخصص مثل (المحاسبة، التسويق، التصنيع، تقنية المعلومات...الخ). في هذا النوع من المنظمات يتم تنفيذ المشروع في قسم واحد يكون هو المسؤول الاول عن المشروع، وعند الحاجة الى قسم اخر يقوم مدير القسم الذي ينفذ به المشروع (المسؤول عن المشروع) بمخاطبه رؤساء الاقسام الاخرين للحصول على المعلومات المطلوبة. عدا ذلك الاتصالات تبقى في نفس القسم.
في هذا النوع شخص واحد مسؤول عن كل قسم ويتم عمل التقارير له report ultimately to one top person
في هذ النوع المطلوب من الموظفين القيام بأعمال المشروع بالإضافة الى الاعمال اليومية الاخرى المطلوبة منهم.
المركزي (لا يوجد بيت) (No Home) projectzed
تعتمد المؤسسة في هذا النوع على المشروع حيث يتم بناء المؤسسة في حال وجود مشروع (لا وجود للمؤسسة في حال عدم وجود مشروع)، ويتم تعيين الموظفين في حال وجود مشروع، وعند الانتهاء من المشروع يتم تسريح الموظفين، يمكن اعادة الموظفين في حال وجود مشروع أخر. لذلك يطلق اسم لا يوجد بيت على هذا النوع وذلك لعدم الاستقرار الوظيفي للموظفين (مرتبطين بالمشروع).
المصفوفي matrix
هذا النوع هو محاولة لجمع نقاط القوة بين النوعين السابقين حيث يوجد مديرين 2 bosses يتم عمل التقارير لهم. وهما
- Project manager
- Functional manager
يقوم اعضاء المشروع بعمل المشروع المطلوب منهم بالإضافة الى الاعمال اليومية لهم.
انواع المصفوفات
- القوية Strong matrix: الصلاحيات تكون ل مدير المشروع Power rest to project manager
- الضعيفة weak matrix: الصلاحيات تكون لمدير الوظائف power rest to functional manager
- المتوازية balance: الصلاحيات تكون موزعه بين مدير الوظائف ومدير المشروع.
ملخص للفرق بين مهام مدير المشروع ومدير الوظائف في الانواع الثلاث:
دور فريق المشروع في المصفوفات (Weak Matrix)،
- Project expediter: دور مدير المشروع هنا هو مساعدة الفريق ، تنسيق الاتصالات ، لا يمكنه صنع القرار او توجيه قرار.
- Project coordinator: نفس السابق عدا انه يمكن له اتخاذ قرار، لديه بعض الصلاحيات.
منظمات بناء المشروع PBOS project based organizations
الهدف منها هو انشاء بيئة عمل مؤقته حول المشروع بحيث يكون هدفها تنظيم معظم وظائف functions العمل في المشروع ايضا التحايل circumvent على اي عقبات obstacles موجودة في المنظمة بحيث يتم التأكد من انهاء المشروع بأقل اضرار او تأثير او قيود.
اقسام المنظمات organizational hierarchy
تقسم المنظمات الى 3 اقسام وهي
- العمليات operational
- الادارة المتوسطة middle management
- الاستراتيجية strategic
يعتمد التفاعل مع الناس في كل مستوى من هذه المستويات على عدة عوامل وهي:
- حجم المؤسسة size of organization
- الانظمة والعمليات system and process
- تركيز المؤسسة focus the organization
- مستوى صلاحيات مدير المشروع project manager authority
- الموارد واعضاء الفريق المتوفرين
فهم بيئة المشروع understanding the project environment
البيئة الثقافية والاجتماعية Cultural and social environment: حيث يحتاج الفريق لفهم كيف يؤثر المشروع في الناس وكيف يتأثر بهم، قد يتطلب ذلك فهم الجوانب الاقتصادية والاجتماعية، والأخلاقية، الدينية، العرقية.
البيئة الدولية والسياسية International and political environment: قد يحتاج بعض الاشخاص لمعرفة بعض القوانين والاعراف السياسية والدولية التي قد تؤثر في المشروع مثل: العطل الوطنية والإقليمية، فرق التوقيت...
البيئة الطبيعية Physical environment: لا بد لأعضاء الفريق من فهم البيئة الجغرافية للمشروع التي من شانها ان تؤثر على المشروع.
العوامل البيئة المؤثرة enterprise environmental factors
هي العوامل المحيطة التي تؤثر على المشروع مثل:
- ثقافة الشركة company culture
- الانظمة الموجودة existing systems
- تركيب المنظمة organizational structure
العوامل البيئة المؤثرة هي مدخلات في جميع العمليات خاصة في المراحل الاولية للمشروع.
اصول العملية التنظيمية organizational process assets
هي العمليات ال موجودة process، الاجراءات procedures، المعلومات التاريخية historical information، حيث تستخدم في عمل ادله وتوجيهات في التخطيط، التي بدورها تساعد على تحسين فوائد المشروع.
يمكن ايضا الاستفادة من الخبرات السابقة مثال: الاجراءات procedures، العمليات process، السياسات polices. من مشاريع سابقه.
نظام ادارة معلومات المشروع project management information system
تحتوي على البرمجيات المستخدمة في المشروع مثل:
- انظمة الجدول الزمني scheduling system
- انظمة الاعدادات
- انظمة صلاحيات العمل work authorization system
- انظمة تتيع الوقت time tracking software
- انظمة ادارة المشتريات
قاعدة المعرفة للشركات corporate knowledge base
هي قاعدة بيانات تحتوي على معلومات، دروس تعليميه من مشاريع سابقه، التي بدورها تساعد على تحسين العمل على المشروع من حيث تقدير الوقت، الجدول الزمني، التكلفة.
المعلومات التاريخية historical information
هي عباره عن معلومات وسجلات من مشاريع سابقه تستخدم لتخطيط المشاريع المستقبلية، حيث تساهم في تحسين العمل على المشروع ومن امثلتها:
- النشاطات activates
- الدروس المستفادة lesson learned
- WBS
- القياسات benchmarks
- التقارير reports
- خطة الاستجابة للمخاطر risk response plan
- التقدير estimate
- الموارد المستخدمة resource used
- خطة ادارة المشروع
- المراسلة correspondence
- الدروس المستفادة Lesson Learned
الدروس المستفادة هي باختصار التعلم من الخبرات من مشاريع سابقه
الدروس المستفادة تغطي 3 جوانب هي
- الجوانب التقنية technical
- ادارة المشروع - العمل مع WBs ـ خطة المخاطر.
- الإدارة - العمل مع الاتصالات.
يجب على مدير المشروع العمل على جمع الدروس المستفادة من مشاريع سابقه متشابه قبل البدء بالمشروع الحالي بغرض تسهيل ادارة المشروع الحالي.
الدروس المستفادة في حال
- كانت Input تساعد على تحسين المشروع الحالي ء
- كانت output تساعد على تحسين اداء المنظمة
يجب مشاركة الدروس المستفادة مع جميع اعضاء الفريق لغاية تحسين الاداء للمشروع.
بينات اداء العمل work performance data, information, reports
اثناء عمل المشروع يتم جمع وانشاء عدد كبير من البيانات والمعلومات في دروة حياة المشروع من البداية الى الاغلاق. حيث يتم عمل تحليل وقياس لهذه البيانات ومن ثم الحصول على النتائج والتقارير وهي ما تسمى تقارير الاداء. حسب دليل PMBOK يستخدم 3 مراحل من اجل عمل تسلسل لهذه المعلومات والبيانات وهذه المراحل هي:
- بيانات اداء العمل work performance data: القياس المبدئي initial measurements وجمع البيانات اثناء تنفيذ المشروع.
- مرحلة تحليل البيانات data analyzed: تنفذ اثناء مرحلة التنفيذ والمراقبة controlling executing and للتأكد ان المشروع يسير حسب ما هو موجود في خطة ادارة المشروع.
اترك تعليقك