عمليات ادارة المشروع project management process

ادارة المشاريع - PMP

بنحكي في هذا المقال عن عمليات ادارة المشروع project management process وشو هي المدخلات والمخرجات لهذه العمليات، من بداية المشروع والطرق المختلفه لاختيار المشروع ثم التخطيط وكيفية عمل الخطط لادارة المشروع، وبعدها بنحكي عن خطط التنفيذ ومن ثم عن المراقبه والتحكم واخيرا بنحكي عن اغلاق المشروع.

عمليات ادارة المشروع project management process

اولا: مجموعة عمليات البدء initiating process group : 

تحتوي هذه المرحله على 

• تحديد وتحليل اصحاب المصالح stakeholder ، توقعاتهم expectations ، احتياجاتهم needs .
• تحديد الاهداف الاستراتيجيه للمشروع strategic objective التي من اجلها تم عمل المشروع. 
• تحديد نطاق المشروع project high-level scope
• تحديد القيود للمشروع constraint 
• اعتماد المشروع بشكل رسمي officially authorized 
• تحديد مدير المشروع، مع تحديد الصلاحيات 

مدخلات هذه المرحلة inputs :

• حالة المشروع project business case 
• وصف المنتج (ماذا يتوقع من المشروع ان يعمل) product description or Project statement of work
• كيف يمكن للمشروع ان يدعم او يحقق خطة الشركه. 
• قائمة اصحاب المصالح list stakeholder 
• قيود المشروع constraints ، 
• الاتفاقات والعقود التي لها علاقة بالمشروع.  
• معايير الصناعه industry standard.
• اتجاهات السوق marketplace trends.
• نظام مراقبة التغيير في المؤسسه change control system
• تعريف الاجرءات والعمليات لكيفية تشغيل المؤسسه
• اي علاقات مع المالكين او اصحاب العمل 
• نماذج من مشاريع سابقه templates 
• Historical WBS
• الدروس المستفاده lesson learned 
• فهم ثقافة الشركه company culture 
• تحديد اعضاء الفريق 

مخرجات هذه المرحله 

• وثيقة ميلاد المشروع project charter
• سجل اصحاب المصالح stakeholder register

 الاجراءات التي يجب اتخاذها لتنفيذ هذه المرحلة 

• تحديد مدير المشروع تحديد صلاحياته.
• تقدير الوقت والتكلفه.
• تجميع معلومات من مشاريع سابقه.
• تقسيم المشاريع الكبيره الى مراحل phases لتسهيل العمل. 
• تخطيط للمشروع على اعلى متسوى، وبالتالي تحديد الاجراءات والسياسات المتبعة للعمل المطلوب انجازه.
• تحديد اصحاب المصالح وتحديد مدى تاثرهم بالمشروع وتوقعاتهم،وتحديد احتياجاتهم، رغباتهم ... الخ
• تحديد متطلبات المشروع high- level requirements ، القيود Constraint، الافتراضات assumptions، المخاطر Risks
• التاكد من حالة العمل business case ، هل يوافق احتياجات المشروع وهل هو مفهوم وواضح وموثق
• التاكد من ان نطاق المشروع قابل للتنفيذ والتطبيق ، ويجب ان يكون هذا النطاق موثق في جملة المشروع statement of work 
• فهم طبيعة وثقافة المؤسسه او الشركه وبالتالي معرفة وتوثيق كيف يدعم المشروع اهداف المؤسسه.
• العمل على تجميع الاتفاقيات والعقود التي تنشأ اثناء التنفيذ.
• تحديد اهداف المنتج وهل المشروع قابل للقياس ام لا.
• تحديد وثيقة المشروع وما هو شكلها project charter ، حيث تحتوي على تفاصيل المشروع . 
• تحديد العوامل والاسباب التي تساعد في نجاح المشروع
• اعتماد وثيقة ميلاد المشروع.
• الحصول على الموافقه النهائية لوثيقة ميلاد المشروع.

من المواضيع المهمه في هذه المرحلة معرفتها وتنفيذها:

الوضع التدرجي progressive elaboration

الوضع التدريجي progressive elaboration: هي عملية التكرار المستمر للتقدير estimate والمجال scope للمشروع اثناء التنفيذ والمراقبة، من المهم معرفة انو في مواضيع واشياء في المشروع بكون مجال العمل فيها غير واضح بشكل كامل في البدايه وبناء عليه التقدير بكون غير دقيق. مشان هيك بنستخدم هذه المصطلح الي بيعني تكرار بعض المواضيع والاشياء اثناء تقدم المشروع من البداية واثناء التنفيذ والمراقبه مرارا للمساعده في ادارة المشروع. من امثلة ذلك : Detailed estimate, project scope, product scope 

ما هي حالة المشروع project business : 

حالة المشروع project business: هي السبب الذي من اجله بدا العمل على المشروع the case for why the project is being done. لماذا هذا المشروع وما هو الهدف منه. وهي وثيقة يتم بها وضع الهدف من المشروع ولماذا تم ايجاده والنتائج المتوقعه. ويجب على مدير المشروع ان يكون على علم تام باسباب المشروع ولماذا بدا هذا المشروع. الامر الذي سيؤثر بطيبعة الحال على خطة المشروع والهدف منه. 

التخطيط بمتسوى عالي يجب ان يبدا في مرحلة البدء initiating

التخطيط عالي المستوى يعتبر جزء مهم في مرحلة انشاء وثيقة ميلاد المشروع project charter، حيث يتم في هذه المرحلة توثيق اهداف المشروع measurable project objective ، جدولة الاهداف milestone ، ووضع الميزانية المبدئة للمشروع initial budget

يستخدم التخطيط عالي المستوى من اجل تقيم المشروع حيث يتم معرفة هل هناك فرصه لنجاح المشروع قبل ان تبدا المؤسسة بدفع النقود واعتماد ذلك. ايضا قبل البدء بوضع موارد المشروع.

من امثلة على التخطيط عالي المستوى  

• High –level WBS عمل WBS (Work Breakdown Structure) الي من خلالو بتم تقسم المشروع الى مكونات صغيرة.
• Order for magnitude estimating (تقدير الحجم)
• Doing high –level risk identification تحديد المخاطر بمستوى عالي من الدقه.

الهدف من هذه المعلومات هو معرفة هل سيتم الحصول على المنتج المطلوب من المشروع ضمن الوقت المحدد والميزانيه. 

عملية اختيار المشروع 

اكيد عملية اختيار المشروع ما بتصير بشكل عشوائي. حيث يتم اختيار المشروع عن طريق تقديم مقترح proposed للمشروع، حيث تقوم الشركه بدراسة وتحليل هذا المقترح لمعرفة مدى تغطية جوانب واهداف المشروع باقل تكلفه Cost، اقل وقت Scheduleـ اقل موارد Resources، واقل مخاطر Risks. 

طرق اختيار المشروع

مدير المشروع غير معني باختيار المشروع او طرق اختيار المشروع. 

يمكن الاعتماد على تصنيفين في اختيار المشرع 

طريقة قياس الفوائد (المقارنه) benefit measurement methods (comparative approach) :

حيث تتم هذه الطريقة بعمل مجلس يسمى murder board الذي هو عبارة عن مجموعه من الاشخاص وظيفتهم ايجاد او اسقاط shoot down الافكار الجديده للمشروع ومن المهام التي يقومو بها :

• Peer review
• Scoring models
• Economic models

الطرق الحسابيه والتي تعتمد على قيود معينه constrained optimization methods(Mathematical approach): وهي 

• Liner programming
• Integer programming
• Dynamic programming
• Multi-objective programming 

الطرق التاليه هي طرق حسابيه تستخدم لحساب وقياس فوائد المشروع وهي 

• Present value
• Net present value
• Internal rate of return
• Payback period
• Cost benefit analysis

تمام نحكي عن هذه الطرق

القيمية الحاليه Present value(PV):

 تعني القيمه الحالية القيمة اليوم value today للدفعات المستقبليه future cash ويمكن الوصول اليها عن طريق المعادله 

PV=FV/(1+r)n

حيث

FV: future value (القيمة المستقبلية)
R: interest rate (سعر الفائدة)
N: number of times periods (عدد الفترات)

تستخدم القيمه الحاليه في قيمة التخطيط planned value (بنحكي عنها في التفصيل لاحقا)

مثال:

ما هي القيمه الحالية  Present value(PV) لاستلام مبلغ 300.000 دولار بعد 3 سنوات اذا كان سعر الفائدة R(interest rate) 10%

PV = 300.000 /(1+0.1)3   
PV =300.000 / 1.331
PV =225.394 $

القيمه الحالية النهائية net present value (NPV) : 

تمثل القيمه الحاليه لمجموع الفوائد (الفوائد  revenue ، الدخل income) حيث ان التكلفه تتناقص خلال فترات معينه

حساب NPV يعطي امكانيه للمؤسسه لعمل مقارنه بين اكثر من مشروع واختيار المشروع الافضل للبدء 

بشكل عام اذا كانت قيمة NPV موجب يكون الاستثمار investment في المشروع مجزي. 

المشروع الذي لديه قيمه NPV اعلى عادتا يتم اختياره. 

مثال :

منظمة لديها 2 مشروع لاختيار احدهم.

المشروع الاول يحتاج الى 3 سنوات لاكماله ولديه قيمه NPV 45.000 $

المشروع B ياخذ 6 سنوات ولديه NPV 85.000 $

اي المشاريع يمكن ان تختار الشركه 

بالتاكيد الجواب سيكون المشروع B  لان المهم هنا هو قيمة NPV وليس مهم عدد السنوات.

المعدل الداخلي للارجاع internal Rate for return (IRR)

الفكره من هذا المفهوم هو اختيار المشروع الذي تكون عوائدة المتوقعه اكبر. في حال كان للشركه اكثر من مشروع للاختيار بينهم. 

المعدل rate ويقرا interest rate 

هي عندما تتساوي ارباح المشروع  inflows (“Revenues”) مع التكلفة Outflow(“Cost”) للمشروع 

مثال :

مشروع A  له IRR  بقيمة 23 %  ومشروع B له IRR بقيمة 18 % ايها تختار 

الجواب هو المشروع A (اكيد القيمة الأكبر)

فترة الاسترجاع payback period

يشير هذا المصطلع الى الوقت المطلوب لاسترجاع قيمة الاستثمار في المشروع قبل البدء بجنى الارباح accumulating profit 

مثال : في حالة وجود مشروعين المشروع الاول بفترة استرجاع 8 اشهر، الثاني بفترة استرجاع 16 شهر ايها الافضل الذي يمكن اختياره : 

الجواب : المشروع الاول ( فترة الاسترجاع بتكون اقل)

بناء عليه فان المشروع الذي تكون فترة الاسترجاع به اقل يكون هو المشروع الافضل للاختيار. مع ملاحظة ان هذا الامر ليس دائما الافضل حيث ان بعض المشاريع قد تكون فترة الاسترجاع بها اقل ولكن وجود عوامل اخرى قد تؤثر على ذلك الامر الذي قد لا يكون اختيار المشروع ذو الفترة الاقل هو الافضل.

تحليل فوائد التكلفه cost – benefit analysis 

تعتمد فوائد التكلفه على مقارنة التكلفه المتوقعه expected –cost للمشروع مع الفوائد التقديريه potential benefits 

واكيد الايردات مختلفه عن الارياح revenue is not the same as profit

اذا كان معدل تكلفة الفوائد BCR اكبر من 1 هذا يعني ان الايردات اكثر من التكلفه benefits are greater than the cost

اذا كان معدل تكلفة الفوائد BCR اقل من 1 هذا يعني ان التكلفه اكثر من الايردات   cost are greater than the  benefits

اذا كان معدل تكلفة الفوائد BCR تساوي 1 هذا يعني ان التكلفه  تساوي الايردات   cost are equal than the  benefits

مدير المشروع يعمل على تحليل high –level اثناء مرحلة البدء initiating ويعطي المزيد من التفاصيل اثناء مرحلة التخطيط planning . 

تساعد هذه المعلومات في تحديد مجموعه من الاشياء : 

• مستوى الجوده level of quality في المشروع
• ما هي المعدات equipment او التقنيات technology التي يجب شراءها 
• هل هناك حاجه للاستعانه  بجهات خارجيه outsource certain لتنفيذ اجزءا من العمل pieces of work 

القيمة الاقتصادية المضافه Economic value added (EVA)

هذا المفهوم يركز على المشروع بحيث اذا كان هناك فرصه للمشروع لارجاع قيم اكثر من تكاليف المبادره initiative cost 

تكلفة الفرصه opportunity cost

هذا المصطلح يشير الى الى الفرصه لاختيار المشروع عن غيره، ولا يتطلب اي حسابات 

تكلفة الفرصه هي تكلفة المشروع الذي لم يتم اختياره 

مثال : مشروع A له NPV بقيمه 55.000 $ ومشروع B لو NPV بقيمة 65.000 $ ما هي فرصه اختيار المشروع B 

الجواب هو 55.000 $ وهي قيمة المشروع الذي لم يتم اختياره وهو A 

1. تكلفة الغطس sunk cost
   هي التكلفه المنفقه expended costs 
   مثال :
   اذا كان لدينا مشروع بميزانيه 3000.000 $ المشروع نص اكتمال وتم صرف حتى الان 4000.000 $ ، هل يعتبر ان هذا المشروع هو الان فوق الميزانيه ب 1000.000 $ بحيث هل يجب اتخاذ قرار بانهاء المشروع ام الاستمرار ؟ 
   ملاحظة: المعايير القياسية accounting standard  تقول ان في حال وجود مشاكل في المشروع trouble  فان مفهوم تكلفة اغطس يجب ان يوخذ بعين الاعتبار.
   
   
   
   
   قانون تناقص الغله law of diminishing returns
   ينص هاذ القانون على اضافة قيمية جديده او مورد جديد للمشروع (مثلا: اضافة مبرمج جديد الى المشروع) حيث باضافة هذا المدخل او المورد سيزيد معدل الانتاج، يعني عند اضافة مبرمج الى المشروع اكيد بكون في زياده على معدل الانتاج. وهكذا عند اضافة موارد اكثر
   هذا التباين parity يعود الى عدة عوامل على سبيل المثال: 
   
   
   العمل الاساسي  working capital
   يشير هذا المصطلح الى الاصول الناقصه assets minus والمتطلبات liabilities الحاليه للمؤسسه.  ويمكن بكلمات اخرى القول هو حجم النقود التي تملكها المؤسسه للاستثمار
   الاستهلاك depreciation
   
   الاصول  الكبيره largest assets مثل المعدات التي تشتري تفقد من قيمتها اثناء مرور الوقت lose value overtime وفي مقايس المحاسبه يسمى هذا الاستهلاك. 
   يوجد نوعين من الاستهلاك depreciation:
   
   
   الاستهلاك بخط مستقيم straight line depreciation :
   هذا النوع من الاستهلاك يعتمد على نفس كمية الاستهلاك كل سنه (بمعنى ان كل سنه سيتم خصم مبلغ ثابت استهلاك)
   مثال: استهلاك مبلغ 1000 $ كل سنه وخلال عشر سنوات. 
   ولا يوجد قيمه انقاذ salvage value والتي تعني كم قيمة العنصر عند نهاية حياته. 
    
   الاستهلاك المعجل accelerated depreciation : وهنا يوجد نوعين من الاستهلاك هما 
   
   • تراجع الميزان المزدوج double declining balance
   • .مجموع ارقام العام sum of the year digits
   في هذا النوع من الاستهلاك تختلف قيمة الاستهلاك سنه عن سنه حيث قد تكون في السنه القادمه اكثر
   
   
   تمام التمام 
   
   
   مجموعة عمليات التخطيط planning process group
   
   التخطيط الجيد هو نقطة قوه في المشاريع حيث ان التخطيط الجيد يساعد بشكل كبير جدا على نجاح المشروع، وهذه المرحلة لا بد ان تتم قبل البدء الفعلي لتفيذ البرنامج. يتم من خلال هذه المرحلة تحديد موارد المشروع Resources، الوقت time، الميزانية والنقود budget وبالتالي اذا كان التخطيط جيد لهذه القيود يتم زيادة تشجيع اصحاب المصالح على الالتزام بالمشروع.لانو بكون كل اشي مدروس وواضح وامكانية نجاح المشروع اكيد بتكون عالية.
   في هذه المرحلة يقوم مدير المشروع والفريق بوضع تحليل مفصل للاهداف الموجوده في وثيقة ميلاد المشروع،وتحديد الاتجاهات الامثل لتنفيذ المشروع حسب احتياجاته بما يضمن الاستخدام الجيد للوقت والنقود والموارد. وايضا يتم من خلاله تحديد كيف سيتم انهاء المشروع  
    
   الاجراءات الموجوده في تخطيط المشروع actions involved in project planning 
   الاجراءات التالية يجب ان تكون موجوده في تخطيط اي مشروع(في حال عدم وجودها سيكون المشروع في خطر)
   
   
   1- تحديد الخطه التي ستتبع اثناء عمل التخطيط ومن ثم التفيذ، وكيفية التحكم بكل من 
   
   • جهود اصحاب المصالح effort stakeholders
   • المتطلبات requirements 
   • المجال scope 
   • الجدول الزمني schedule 
   • التكلفه cost
   • الجوده quality 
   • تحسين العمليات process improvements
   • المخاطر risks
   • المشتريات procurements
   • الاتصالات communications 
   • الموارد البشريه human resources 
   • التغيييرات changes 
   • الاعدادات configuration
   وبعد تحديدها يتم وضع جميع هذه المعلومات في خطة التخطيط project planning
   
   
   2- الاعتماد على المتطلبات من مرحلة البدء initiating باعلى مستوى، بحيث تكون اكثر دقة واكثر تفصيل والبحث عن مصادر اضافية اخرى، وتحديد اولويات لهذه المتطلبات. 
   3- التوسع في الافتراضات assumptions التي تم تعريفها في مرحلة البدء initiating والبحث عن افتراضات جديده وتوثيق جميع هذه الافتراضات مع بعضها البعض.
   4- مراجعة وصقل refine القيود مثل الموارد، الجدول الزمني، التكلفه ، من مرحلة البدء initiating ، ومعرفة تفصيل وتوضيح اكثر. 
   5- عمل وصف لنواتج المشروع project deliverable، ووصف العمل المطلوب لانهاء هذه النتائج deliverable (project scope statement)
   6- الحصول على الموافقه النهائية من اصحاب العمل لاستخدام project scope statement 
   7- تقييم احتياجات المشروع التي تحتاج الى شراء بحيث يتم معرفة قدرة الشركة على تلبية هذه الاحتياجات ام لا، وتحديد اذا كان هناك حاجه لمعدات جديده او تكنولوجيا جديده قد يحتاجها المشروع. 
   8- انشاء مسودة لوثائق الشراء الضروروية لبعض القيود بحيث تحتوي على 
   • Procurement statement of work 
   • Source selection criteria 
   • Contract provisions 
   9-   تحديد من هم الاشخاص الموجدين في الفريق الذين قد يساعدو في عملية  التخطيط 
   10- عمل WBS وهو تقسيم الاعمال الى اجزاء صغيره يسهل ادارتها والتفاعل معاها، ومن ثم تقسيمه الى قائمة من النشاطات list of activities 
   11- عمل وصف لكل work package في WBS dictionary الامر الذي يجعل العمل اسهل ويتم تحديد من هو الشخص المعني بتنفيذ هذه المهمه دون الحاجه الى مبدا الطلاء الذهبي gold plating 
   12- استخدام مخططات الشبكه حيث تساعد على تحديد تسلسل الانشطه وتحديد السابق واللاحق successors and predecessors.
   13- تقدير الموارد المطلوبه resource requirements مثال : staff, facilities, equipment, materisl 
   14- تحديد درجة الدقه accuracy المطلوبة للتقييم 
   15- استخدام البيانات التاريخيه  historical data
   16- معرفة كم من الوقت يستهلك المشروع دون ضغط الجدول الزمني compressing schedule و تحديد المسار الحرج critical path 
   17- عمل جدول زمني متوقع للمشروع (schedule model )بحيث يكون متوافق مع القيود الموجوده في وثيقة ميلاد المشروع، واستخدام وسائل ضغط المشروع للوصول الى الزمن المطلوب.
   18- وضع ميزانيه للمشروع preliminary budget 
   19- تحدد مقياس الجوده المطلوبه وكيف يمكن عمل ذلك. وتحديد ما هي الادوات والاجراءت التي تستخدم في قياس الجوده.
   20- تحديد كيف يمكن عمل تحسينات للعمل الموجود. 
   21- وضع نظام للجوائز rewarding تستخدم في حال وجود جهود اضافيه لاعضاء الفريق، وذلك بهدف المحافظة على روح عمل الفريق والعمل على تحفيز الفريق.
   22- تحديد المسؤليات والقواعد rules and responsibilities لكل اعضاء الفريق، حيث من المهم ان يكون جميع اعضاء الفريق على علم بالمهام المطلوبه منهم
   23- تحديد ما هي المعلومات المطلوبه من مشاريع اخرى، ما هي المعلومات التي يمكن ارسالها الى مشاريع اخرى.
   24- وضع خطط الاتصالات في المشروع، من هم الاشخاص المطلوب الاتصال بهم ، وكيف يمكن الاتصال بهم
   25- وضع خطة لاختيار اصحاب المصالح والمدراء في حال حدوث اشياء غير متوقعه في المشروع.
   26- تحديد المخاطر المتوقعه بشكل مفصل، ووضع خطه لادارة هذه المخاطر على شكل مواضيع وتصنيفات subjective analyze risk حيث يتم عمل كميات المخاطر quantitative risk ، جودة المخاطر quality risk ، خطة استجابة المخاطر risk response planning
   27- تحديث وثائق المشروع بشكل مستمر
   28- تحديد ما هي مستندات الشراء المطلوبه حسب العقود. finalize the procurement statement
   29- البحث عن وجود امكانية تاثر المشروع بمشاريع سابقه سواء ايجابيه او سلبيه
   30- تحديد ما هي العمليات الواجب اتباعها في حل حدوث طلب تغيير request change ، وبعد الموافقه على التغيير هذا.
   31- وضع خطة لقياس الاداء في المشروع (مستوى الاداء).
   32- التأكد من تنفيذ المشروع بناء على خط الاساس Baseline  
   34- عقد الاجتماع النهائي hold a kick off meeting  مع جميع اصحاب المصالح، اعضاء الفريق، المدراء. للتاكد من ان الجميع على نفس الخط ونفس الفهم. 
   بعد كل هذا الجهد يتم الوصول الى النتيجة النهائية في هذه المرحلة وهي خطة ادارة المشروع project management plan.
   
   
   عملية التخطيط للمشروع هي عملية متكرره project planning is iterative
   عملة التخطيط هي عملة متكرره طوال فترة المشروع. حيث قد تعتمد بعض العمليات على بعض حيث ان تنفيذ عمليه معينه قد يعتمد على عملية سابقه او لاحقه.
   من المهم جدا اعادة النظر في خطة ادارة المشروع بعد اعداد ووضع خطة ادارة المخاطر وذلك لانه لا يمكن تحديد التكلفه والجدول النهائي للمشروع الا بعد وضع خطة ادارة المخاطر( قبل هيك اكيد ما بنكون عارفين المخاطر للمشروع وبالتالي مش عارفين التكلفه).
    
   خطة ادارة المخاطر risk management فد تسبب تغيير في كل من : 
   • المجال scope
   • النتائج deliverable
   • الموارد  resources 
   • تسلسل تنفيذ العمليات sequence in which activities are performed 
   
   
   من الجوانب المهمه في خطة ادارة المشروع معرفة كم الوقت الذي يحتاجه اعضاء الفريق في التخطيط وكم مدى الدقه والتفاصيل الموجوده في الخطه. 
   التخطيط التدريجي progressively elaborated 
   بعض المشاريع لا يمكن عمل تخطيط لها بشكل جيد الا بعد ان تبدا ، في مثل هذه الحالة يتم تقسيم المشروع الى مراحل phases مثل مرحلة التحليل ، الفحص، التنفيذ. حيث يتم وضع خطة لكل مرحله بشكل منفصل. ثم عند بدء المرحلة الثانيه يتم وضع خطه لها وهكذا . وهذا يسمى التخطيط التدريجي progressively elaborated حيث يتم وضع الخطة الجديده بعد زياده التفاصيل في المشروع. 
   
   
   التخطيط الموجي rolling wave planning 
   هذا التخطيط يعني: التخطيط التفصيلي للمرحلة القادمه يتم بالاعتماد على التحليل في المرحلة السابقة عند قرب انتهائها 
   
   
   من هم المعنين بالتخطيط في المشروع : جميع من هم لهم علاقه بالمشروع (مالك المشروع، مدير المشروعـ اعضاء الفريق ... الخ . كل شخص له علاقة بالمشروع)
   
   
   مجموعة عمليات التفيذ executing process group
   الهدف من هذه العمليات هو اكمال المشروع(تنفيذ المشروع) للوصول الى النتائج المرجوه. حيث يتم العمل في المشروع حسب الخطه التي تم وضعها في خطة ادارة المشروع. 
   هذه العمليه هي مرحلة التنفيد الموجوده في العمليات

       start , plan , do , check , act

   يتم التركيز في هذه العمليات على متباعة عمليات التنفيذ وادارة الاشخاص، ادارة الاتصالات. 
   دور مدير المشروع اثناء هذه المرحله:
   • الارشاد guide 
     
   • ادوار استباقيه proactive role
   • استشاري constantly referring
   
   
   النشاطات التي يمكن ان تكون في هذه العمليات  project executing action involved 
   
   
   1. ادارة توقعات اصحاب المصالح والمشروع، حيث يجب التاكد من ان الجميع على علم وفهم للعمل الموجود.
   2. التنفيذ بالاعتماد على خطة ادارة المشروع الاصليه. 
   3. التاكد من انهاء العمل المطلوب في هذه المرحله.
   4. العمل على تجميع وتوثيق الدروس المستفاده
   5. تقييم اداء  الفريق 
   6. تنفيذ توكيد الجوده quality assurance ، للتاكد من ان الاجراءات procedure والممارسات practices  ما تزال ضمن رؤية المشروع 
   7. انشاء تقارير اداء المشروع  وتوزيعها  produce and distribute reports 
   8. العمل على بناء الفريق وتطويره والتاكد من ان جميع اعضاء الفريق لديهم المهارات والمعلومات اللازمه لانهاء العمل المطلوب. .(عمل التدريب المناسب)
   9. العمل على تاكيد الالتزام بموارد المشروع وذلك بعقد اجتماعات مع مدراء المشروع. وابقائهم على علم واطلاع بموارد المشروع
      
   10. استخدام موارد المشروع حسب خطة ادارة المشروع.
   11. العمل على التوجيه والارشاد guide ، التقييم assist، الاتصالات communication، القياده lead، التفاوض negotiate، التسهيل facilitate ، التدريب training 
   12. استخدام المهارات التقنيه والاستفاده منها  
   13. عقد اجتماعات دورية لتحديد وعنونة القضايا مثل تقييم المخاطر، 
   14. ادارة التوقعات expectations ، ومشاركه اصحاب المصالح engagement ، زيادة الدعم للمشروع ، منع المشاكل المحتمله prevent possible problems 
   15. التركيز على منع المشاكل اكثر من العمل على اخفاء المشاكل 
   16. التوصيه بتقييم التعديلات في perform integrated change control
       
   17. اتباع سياسات  policies المؤسسه، الاجراءات procurers ، العمليات process الخاصه بالمؤسسه. 
   18. العمل عل تحديث خطة ادارة المشروع ووثائق المشروع وذلك لعكس المعلومات الحاليه عن المشروع. 
   19. انشاء توصيه لاداء المنظمه بحيث تزيد من الكفاءه.
   20. التاكد من استمرارية موافقه اصحاب المصلحه لخطة ادارة المشروع.
   21. المحافظة على حالة العمل business case واستحضاراها عن ادارة المشروع خاصه عند حدوث مشكله. 
   22. حل المشاكل.
   23. ايقاف المشروع في مرحلة معينه في حال وجود تغييرات لمعرفة من اين تاتي هذه التغييرات. ومعرفة كيف يمكن العمل على انهاء eliminate سبب هذه المشاكل root case . 
   24. تشغيل وتفعيل نظام الجوائز.والمكافئات.
   25. تحديد اعضاء الفريق الغير مذكورين في مرحلة planning process 
   26. الحصول على مقاييس مبدئية وتفاصيل عن النشاطات في المشروع work performance data
   27. تفعيل وتشغيل التحسينات الموافق عليها للعمليات implement approved process improvement 
   28. استخدام سجل الاحداث issue log ، لتسجيل جميع القضايا المتعلقه بالمشروع وكيفية الحل المتخذ resolution، بحيث تشمل من هو المسوؤل عن الحل  resolving each issue، الوقت المتوقع للحل expected timeline 
   29. الحصول على استجابه من البائعين لوثائق الشراء  procurement document
   30. مراجعة العروض bids ، المقترحات proposal، Quotes، المفاوضات negotiate contract، مع البائعين المتوقعين ، تحديد البائع 
   31. توسيع وادراة تمويل المشروع expend and manage project funds
   32. حل النزاعات والخلافات التي قد تحدث باستخدام وسائل حل النزاعات.
   33. .تقييم العمل الفردي لاعضاء الفريق assess individual team member performance
   ملاحظة : دائما يكون التنفيذ حسب خطة ادارة المشروع لكن الخطة قد تتغير مع مرور الوقت في المشروع. 
   
   
   
   
   مجموعة عمليات المراقبة والتحكم monitoring and controlling process group 
   في هذه العمليه يتم قياس مستوى الاداء performance للمشروع مقارنه مع خطة ادارة المشروع against the project management plan . والموافقه على طلبات التغيير approving change request بحيث تحتوي على 
   1. التوصيه باجرءات تصحيحه recommended corrective action 
   2. اجراءات المنع preventive actions 
   3. كشف الاصلاحات detect repair 
   
   
   الاجراءات التي قد توجد في مجموعه هذه العمليات 
   
   
   1. قياس اداء المشروع مقارنه مع خطة ادارة المشروع
   2. القياس بالاعتماد على performance measurement baseline
   3. تحليل وتقييم معلومات اداء العمل.
   4. تحديد التباين determine variances 
   5. تمارين الحكم exercise judgment لتحديد اهمية التباين الحاصل بحيث يتم تحديد هل تحتاج الى توصيه warrant recommending في التغيير، او اجراء اجراءات تصحيحه.
   6. التوصيه بالتغيير في حال الحاجه لها. بحيث تحتوي على اجراءت تصحيحه، اجرءات منع .
   7. اتخاذ قرار او اعتماد قرارا في integrated change control وذلك لاجراء او ورفض التغيير.
   8. مراقبة المجال scope ، الجدول الزمني schedule ، التكلفه cost، حسب خط اساس العمل. 
   9. اجراء وتنفيذ عمليات تفتيش للمشتريات  perform procurement inspections 
   10. .refine control limits as needed صقل حدود الرقابه حسب الحاجه.
   11. تحديد وايجاد جذور اسباب المشاكل 
   12. الحصول على اعتماد رسمي للمنتجات الداخليهinternal deliverables
   13. تحديد الحاجه لاعادة التخطيط والعمل على اعادة التخطيط وعمل تحديث لخطة ادارة المشروع ووثائق المشروع، وذلك لعكس التغييرات الموافق عليها ومن ثم عمل تحديث للمشروع.
   14. تقييم العلاقه بين اصحاب المصالح ومدى مشاركتهم في المشروع لمعرفة هل هم بحاجه الى تحسين 
   15. ادارة احتياط الوقت والتكلفه time and cost reserves
   16. اعادة حساب التكلفه للمشروع والمده الزمنيه ، وانشاء التوقعات forecasts 
   17. الحصول على مزيد من الدعم المادي للمشروع عند الحاجه
   18. تجهيز تقارير اداء العمل .
   19. اجراء الفحص الدوري hold periodic inspections 
   20. اتخاذا القرار لقبول او رفض العمل.
   21. تقييم الاثر المترتب على تشغيل implemented الاجراءات التصحيحه.
   22. العمل على تحسين الجوده وامضاء وقت اطول في ذلك. improve quality 
   23. متابعة اصحاب المصالح  للحصول على معلومات في حال كان هناك حاجه الى تحديث في مراقبة المشروع.
   24. تحديد وتحليل الاتجاهات identify and analyze trends
   25. تقييم تاثير استجابة المخاطر risk response لعمل تدقيق للمخاطر risk audit 
   26. البحث عن المخاطر  الناشئة حديثا look for newly arising 
   27. اعادة تحليل المخاطر الحاليه 
   28. استخدام milestone كاده لمراقبة المشروع.
   29. المراقبة والتحليل observe and analyze
   30. استخدام تقارير التباين variance reports للمساعده على اصلاح المشاكل الصغيره قبل ان تصبح كبيره 
   31. حساب تقدير لانتهاء المشروع calculate estimate to complete 
   32. استخدام القيمة الحاليه earned value وحسابها
   33. استخدام ادوات مراقبة الجوده quality control tools، التفتيش inspections ، مخطط باريتوي pareto chart، مخطط السبب والاثر cause and effect diagram.
   34. مراقبة التغييرات والتاكد من التغييرات التي تم الموافقه عليها فقط تم تشغيلها.
   35. العمل مع لجنة مراقبة التغيير change control board
   36. تقييم رضا الموظفين customer satisfaction
   37. مراقبة المشتريات عن طريق مجموعة من الاجراءات مثل المراجعه reviewing، الموافقه approving ، التدقيق audit ، انجاز المطالبات perform claims 
   38. تقييم عمليات اصلاح الخلل validate defect repair
   39. ايقاف المشروع لمعرفة مصدر التغييرات ، ما هو الاجراء المطلوب لانهاء سبب المشكله.
   40. التركيز على حالة العمل business case وعلى استراتيجات الشركة والاهداف.عند عمل تحليل لطلبات التغيير.
   ليس كل الجهود المبذوله في المراقبة والتنفيذ خاصة عند اكتشاف التباين ، تكون سبب لاجراء تفويض warrants ، من اجل القيام باجرءات تصحيحه corrective action، اصلاح العيوب defect repair ، او اجراء تغيير على خط اساس المشروع baseline ، او الخطه.
   يجب توثيق جميع المعلومات في هذه المرحلة لانه قد يكون هناك حاجه لها في المستقبل. 
   في مرحلة التنفيذ والتحكم يجب التحكم بالعمليات التاليه
   
   
   مراقبة المجال control scope
   يتم التحكم بالنطاق من خلال: 
   • اتباع خطة التغير الموضوعه change management plan
   • قياس الاداء الحاصل على النطاق مقارنه مع خط الاساس لقياس الاداء 
   • معرفة مدى التاثير للعوامل التي تسبب التغيير factors that cause changes 
   • مراقبة وضبط تغيرات النطاق والتاثيرات impact  الحاصله من هذا التغيير.
   • تحليل التباين variances و بيانات الاداء
   • طلبات التغيير
   • اجراء تحديث على scope baseline ، الاجزءا الأخرى من خطة ادارة المشاريع ، توثيق الاحتياجات حسب موافقة التغييرات 
   • التاكد وفحص التغييرات للتاكد من ان لا تسبب اي مشاكل
   • توثيق الدروس المستفاده 
   
   
   مراقبة الجدول control schedule 
   
   يمكن مراقبة الجدول الزمني من خلال:
   1. اتباع خطة ادارة التغيير
   2. اعادة الخطوات السابقة مع تغيير scope الى schedule
   3. ادارة احتياط الوقت mange time reserve 
   4. استخدام تحليل earned value لانشاء جدول التوقعات 
   
   
   مراقبة التكلفه control cost
   
   نفس النقاط في المرحلة السابقة 1-2-3-4-5-6-7-8 بالاضافه الى 
   • ادارة احتياط الميزانيه manage the budget reserve
   • الحصول على تمويل funding اضافي عند الحاجه لذلك.
   
   
   مراقبة الجوده quality control 
   
   
   • اجراء الفحص (التفتيش) الدوري 
   • لتاكد من النواتج تتطابق مع المقاييس الموضوعه meeting the standards
   • معرفة اثر التغييرات التي تسبب التغيير. 
   • طلبات التغيير او التحسين الحاصل على العمل والعمليات
   • اتخاذ القرار make decisions لقبول العمل او رفضه
   • دراسة تقييم مدى التاثير  الحاصل عند عمل التغييرات
   • اعادة تقييم reassess التاثير الحاصل على project control system 
   • تحليل بيانات العمل work performance والتباين variances 
   • تحديث خطط ادارة الجوده وتحسن العميات ، بالاضافة الى توثيق الترابط الحاصل بين العمليات والجوده
   • التاكد من التغيرات المطلوبه هل تسبب اي مشاكل او لها تاثيرات معينه
   • توثيق الدروس المستفاه
   
   
   مراقبة الاتصالات control communications
   • التاكد من المعلومات هل بدأت تتوزع بشكل صحيح على الاشخاص المعنين appropriate people، بشكل سليم وطريقه صحيحه وفي الوقت الصحيح right way, right time 
   • تحليل التباين وبيانات الاداء
   • تحديث  الوثائق المرتبطه بالتوقعات forecast ، تقارير الاداء performance report، سجل الاحداث issue log
   • تحليل المعلومات حول الاتصالات للتاكد من انها تناسب احتياجات اصحاب المصالح.
   • توثيق الدروس المستفاده
   • التاكد وفحص التغيرات للتاكد من عدم وجود مشاكل بسببها.
   
   
   مراقبة المخاطر risk control
   • اعادة تقييم المخاطر reassess risk ، خطة استجابة المخاطر planned risk response ، احتياط المخاطر risks reserve 
   • تحديد وايجاد المخاطر الجديده. 
   • استخدام اجراءات ادارة المخاطر risk management procedures 
   • انشاء وتشغيل workaround 
   • تقييم التاثير الحاصل عند تطبيق خطة استجابة المخاطر وعمليات المخاطر risk process
   • تحليل بيانات اداء العمل، تقارير اداء العمل، التباين 
   • طلبات التغيير request change
   • عمل توثيق المخاطر perform risk audit
   • توثيق خطة ادارة النشروع، وقائمة المخاطر list of risk ، خطة استجابة المخاطر 
   • توثيق الدروس المستفاده 
   
   
   مراقبة المشتريات procurement control 
   • مراقبة الاداء للتاكد من ان كلا الطرفين متفقان حسب التزامات العقد contract meet contractual obligations
   • فحص ومتباعة نتائج العقود inspect and verify the contract deliverable
   • حماية الحقوق القانوينه protect your legal right
   • اتباع الاجراءات المعرفة في ادارة المشتريات بحيث تحتوي على نظام مراقبة تغيير العقود.
   • تحليل بيانات انجاز العمل ، تقارير انجاز العمل البائعين ومقارنتها مع العقود
   • صلاحيات العمل الموحود في العقود authorize contract realted work
   • اصدار ومتابعة المطالبات issue and review claims 
   • الاحتفاظ بسجلات شامله 
   • مراجعة الفواتير وعمل الدفعات  review invoices and make payment
   • تحديث خطة ادارة المشروع ووثائق المشروع.
   • التاكد من صلاحيات التغيير الحاصل على العقود، تحديث نسخ العقود. وتقييم كفائة التغيير الحاصل على العقد.effectiveness of change
   • توثيق الدروس المستفاده.
   
   
   التحكم بمشاركة اصحاب المصالح control stakeholder engagement
   • تحليل بيانات اداء العمل وتحليل التباين
   • نقييم مشاركة اصحاب المصلحه، والعلاقات بين اصحاب المصالح، والبحث عن فرص لتحسين ذلك.
   • تقييم توقعات اصحاب المصالح بحيث هل تتوافق مع المشروع align with project 
   • اعادة حل النزاعات resolve conflict 
   • تحديث خطة ادارة اصحاب المصلحه وكذلك سجل اصحاب المصلحه.
   • توثيق الدروس المستفاده. 
   • التاكد من نجاح مشاركة اصحاب المصالح حسب الاستراتيجات الموضوعه
   ملاحظة :
   عمليات ادارة المشروع لا تكون عادتا بتسلسل واحد من بداية المشروع الى نهايته. حيث قد يتم احيانا عمل نوع من المراقبة والتنفيذ في مرحلة التخطيط على سبيل المثال. 
   
   
   مجموعة عمليات اغلاق المشروع closing process group
   • جهود اغلاق المشروع تتضمن
   • نشاطات الادارة administrative activities وتتضمن :
   • تجميع وتحليل كل اوراق العمل paperwork التي نحن بحاجه لها لاكمال العمل على المشروع. 
   • العمل التقني technical work اللزم للتاكيد على ان المنتج النهائي للمشروع مقبول 
   • اي عمل اخر قد نحتاج اليه لتحويل البرنامج المتهي للاشخاص المعنين، والتماس solicit اي ملاحظات او تغذيه راجعه feedback من قبل هؤلاء. الاشخاص حول المنتج النهائي للمشروع product وحول المشروع. 
   ان تجاهل ignoring اغلاق المشروع في اي منظمة يعتبر خطا كبير وحقيقي لانه يوجد عمل حقيقي في هذه المرحله وعمل مهم جدا. 
   
   
   الاجراءات الموجوده في عملية الاغلاق 
   1. التاكد من ان جميع متطلبات المشروع قد تم تنفيذها وتحقيقها
   2. الحصول على اعتماد رسمي obtain formal وتوقيع رسمي sign-off وقبول نهائي للمنتج من قبل العميل. 
   3. في حال تم انهاء المشروع قبل اكماله يجب توثيق ذلك مع توثيق الاسباب التي ادت الى انهائه، مع توثيق حالة المشروع status ونواتج المشروع 
   4. عمل الدفع النهائية final payment مع اكمال سجلات التكلفه cost records 
   5. تجميع الدروس المستفاده النهائية 
   6. تحديث سجلات المشروع 
   7. التاكد من ان جميع عمليات ادارة المشروع قد اكملت وانجزت 
   8. تحديث كل من العمليات corporate processes ، الاجراءات procedures ، النماذج template، بالاعتماد على الدروس المستفاده.
   9. اضافة المهارات الجديده التي حصلت لاعضاء الفريق في سجلات ادارة الموارد البشريه
   10. اكمال اغلاق المشتريات ، واغلاق المشروع ومراحل المشروع.,
   11. تحليل وتوثيق نجاح وفعالية effectiveness المشروع. 
   12. انشاء وتوزيع التقرير النهائي لانجاز المشروع
   13. ارشفة وتسجيل سجلات المشروع index and archive project records 
   14. تقييم رضا الموظفين حول المشروع ونتائج المشروع. 
   15. توصيل النتاائج النهائية للمشروع لاصحاب المصالح المعنين 
   16. عمل احتفال بانتهاء المشروعcelebrate 
   
   
   المعلومات التاريخيه : historical information : 
   تجمع هذه المعلومات خلال المشروع ويتم عمل النسخه النهائية منها عند اغلاق المشروع. 
   يجب في مرحلة اغلاق المشروع عمل ارشفه لجميع الملفات والرسائل letters ، المراسلات correspondence ، وسجلات اخرى في المشروع في ارشيف منتظم وذلك للاسنفاده منها في مشاريع مستقبليه organized archive
   من الاشياء المهمه في مرحلة اغلاق المشروع هي formal sign –off ، formal acceptance ، لان هذا يعني ان العميل قد اطلع على المشروع والنتائج وهو راضي عن المشروع. حيث لا يمكن القول ان المشروع قد انتهى الا في حال الحصول على التوقيع النهائي للعميل.
   من المشاكل التي قد تحدث عن طلب توقيع العميل، عدم رضى العميل على النتائج وبالتالي لا يوقع وقد يطلب تعديل على المشروع . 
   قياس مدى رضى العميل من الاشياء الضروريه والمهمه عند اغلاق المشروع customer satisfaction 
   
   
   اسباب اغلاق المشروع 
   
   • Project is complete
   • Project closing
   • Procurement is complete
     
   • Project or procurement is terminated
   
   
   المدخلات والمخرجات input and output
   المدخلات تعني : ماذ احتاج لعمله قبل ان استطيع what do I need before I can
   المخرجات تعني : ماذا ساحصل عند اتمام العمل what will  I have when I am done with or what am I trying to achieve when I am doing
   المدخلات والمخرجات هي عمليه منطقيه تعتمد على فهم ادارة المشاريع