خطة ادارة الجوده Plan Quality management
-
الهدف من عملية خطة ادارة الجوده هو تحديد جميع الممارسات العملية للمنظمه industry practices، المعايير standards، المتطلبات requirements اللازمة لتنفيذ الجوده في المشروع،وجهود ادارة المشروع project management efforts. للحصول على منتج المشروع product of the project. وبعد ذلك العمل على التخطيط لكيفية تحقيق معايير ومتطلبات الجوده.
المعايير والسياسات تختلف من شركه لاخرى وعليه فان من مهام مدير المشروع وكجزء من عملية خطة ادارة الجوده البحث عن عن معايير قد تساعد المشروع في تجنب اعادة اختراع العجله reinventing the wheel .
تقع هذه العملية في
مجموعه العمليات : التخطيط planning
مساحة المعرفة knowledge area : ادارة الجوده quality management
المدخلات والمخرجات والادوات
| Outputs | Tools and Techniques | Inputs |
| Quality management plan | Cost-benefit analysis | Scope baseline |
| Quality metrics | Cost of quality | Stakeholder register |
| Quality checklists | Control charts | Cost performance baseline |
| Process improvement plan | Bench marking | Schedule baseline |
| Project document updates | Design of experiments | Risk register |
| Statistical sampling | Enterprise environmental factors | |
| Flow-charting | Organizational process assets | |
| Proprietary quality management methodology | ||
| Additional quality planning tools |
ماذا يحتاج مدير المشروع لتنفيذ خطة ادارة الجوده.
- العوامل البيئة المؤثره enterprise environmental factors
- اصول العملية التنظيميه organizational process assets
- سجل اصحاب المصالح stakeholder register
- توثيق المتطلبات requirements documentation
- سجل المخاطر risk register
- خطة ادارة المشروع ، خاصة particularly خط اساس الجدول schedule baseline ، خط اساس التكلفه cost baseline ، خط اساس المجال scope baseline(project scope statement, WBS, WBS dictionary)
الهدف من عملية خطة ادارة الجوده هو تحديد جميع الممارسات العملية للمنظمه industry practices، المعايير standards، المتطلبات requirements اللازمة لتنفيذ الجوده في المشروع،وجهود ادارة المشروع project management efforts. للحصول على منتج المشروع product of the project. وبعد ذلك العمل على التخطيط لكيفية تحقيق معايير ومتطلبات الجوده.
المعايير والسياسات تختلف من شركه لاخرى وعليه فان من مهام مدير المشروع وكجزء من عملية خطة ادارة الجوده البحث عن عن معايير قد تساعد المشروع في تجنب اعادة اختراع العجله reinventing the wheel .
يجب ان ينتهي المشروع حسب متطلبات المعايير والممارسات standards and practices (العوامل البيئة المؤثر)، ايضا حسب سياسات الاقسام والمعايير والاجراءات Organizational and departmental policies, standards, procedures (اصول العملية التنظيمه organizational process assets).
اصول العملية التنظميه هي نتيجة الدروس المستفاده من مشاريع سابقه
يجب كذلك ان يتم تخطيط المشروع ليتناسب مع معايير الجوده للعملاء. والتي قد تكون خارج الاتفاقيه outlined in an agreement او بحاجه الى معرفتها كجزء من عملية جمع المتطلبات collect requirements .
تساعد هذه الخطه عندما يتم تطبيقها بشكل جيد مدير المشروع على معرفة متى يصبح المشروع خارج السيطره out of control ، ومتى يحتاج الى طلب تغيير request change بحيث يحتوي الاجراءا التصحيحه corrective actions او اجراءات المنع preventive action
يجب على مدير المشروع العمل على ايجاد وخلق سياسات ومعايير جديده عند وجوده حاجه لها كجزء من تخطيط المشروع. يتم انشاء هذه المعايير والسياسات بالاعتماد على كيفية تطبيق الجوده في المشروع على كل نشاط في العمل.
بعد تحديد السياسات والمعايير يجب على مدير المشروع تحديد ما هو العمل الواجب القيام به من اجل تحقيق هذه المعايير. ربما قد يحتاج المزيد من الفحص، قد يحتاج بعض الموارد الاضافيه او تحريك بعض الموارد. قد يحتاج الى تغيير وصف المنتج descriptions of products.
من مهام مدير المشروع ايضا تحديد القياسات specific measurements التي يم عملها اسبوعبا او شهريا لجميع النواتج DELIVERABLE للتاكد من اكمالها حسب المعايير.
نتيجة عملية خطة ادارة الجوده هي اضافة او تغيير additions or changes (مثال ذلك التكرار على خطة ادارة المشروع project management plan ووثائق المشروع project documents. ايضا قد يتم اضافة العمل الى WBS، ايضا قد يتم تغيير الموارد).
يجب ان يكون مستوى الجوده في المشروع متوافق مع حاجة المشروع بحيث يتم موازنة الجوده مع قيود المشروع.
بعض الادوات التي تستخدم في عملية خطة ادارة الجوده.
الهدف من هذه الادوات هو تحديد المتطلبات requirements، الاجراءات procedures، المعايير standers ، للمشروع والمنتج. حيث تساعد هذه الادوات ايضا على توكيد الجوده perform quality assurance وكذلك متابعة الجوده (هل تم تحقيق المعايير والسياسات). ايضا تساعد في مراقبة الجوده control quality
- تحليل التكاليف والفوائد cost benefit analysis
يقوم مدير المشروع بهذه التقنيه بقياس الاختلاف بين الفوائد benefits والتكلفه لتحديد مستوى الجوده المناسب appropriate level وكذلك تحديد المتطلبات requirements . يمكن ان تستخدم هذه الطريقة ايضا في ادوات اختيار المشروع project selection وكذلك في جهود التخطيط planning efforts .عن طريق تقييم التكلفه والفوائد.
- تكلفة الجوده Cost of quality (COQ)
الجوده هي عملية تخطيط planned in. وعليه فان تكلفة الجوده تعني النظر في تطبيق الجوده بحيث يجب التاكد من عدم اضاعة الكثير من الوقت في تطبيق الجوده على النشاطات. وهذا يعني البحث عن تكلفة التوافق conformance وعدم التوافق non-conformance في الجوده وايجاد توازن مناسب بينهم.
الجدول التالي يحتوي على امثلة لكل من التوافق conformance وعدم التوافق non-conformance
| تكلفة التوافق conformance | تكلفة عدم التوافق non conformance |
| تدريب الجوده quality training | اعادة العمل rework |
| دراسات studies | خرده scrap |
| استبيانات surveys | تكلفة الجرده inventory costs |
تحتاج الى مجهود للتاكد من ان جميع الاشخاص على علم ومعرفة بالعمليات التي يجب استخدامها لاتمام العمل | تكاليف الضمان warranty costs |
| خساره الاعمال lost business |
تكلفة التوافق يجب ان تكون اقل من تكلفة عدم التوافق
- اداة اساسيات الجوده السبعه QC 7 seven basic quality
هذه الاساسيات هي
- مخطط السبب والاثر cause and effect diagram
- المخططات flowchart
- Check sheet
- مخطط باريتو pareto diagram
- Histogram
- مخطط التحكم control chart
- المخطط المتبعثر scatter diagram
الهدف من هذه الاساسيات هو
- توضيح متطلبات وتوقعات اصحاب المصالح stakeholders
- التخطيط للمنتج product
- استخدام الطريقة الانسب لعمل المشروع appropriately
- توضيح معايير القبول clarify acceptance criteria
- ادارة توقعات اصحاب المصالح manage stakeholder expectations
- تساعد في توكيد الجوده quality assurance لتحديد ما هي السياسات والاجراءات المتبعه
- مراقبة الجوده control quality: قياس مستوى الاداء في الجوده
نتعرف على هذه الاساسيات
مخطط السبب والاثر cause and effect diagram
يساعد هذا المخطط مدير المشروع في النظر الى الخلف في المشروع لايجاد المشاكل المرتبطه بالجوده، والعمل على ايجاد حل لها
حيث يساعد هذه المخطط على ايجاد الخلل defect ومن ثم وضع حلول لها.
يستخدم هذا المخطط ايضا لتخطيط كيفية العمل في الجوده، من اجل ان تكون النواتج للمشروع produce deliverables متوافقه مع المتطلبات meet requirements.
مثال ذلك يمكن البدء بمتطلبات الجوده quality requirements ومن ثم استخدام هذا المخطط لايجاد وتحديد العوامل factors التي قد تؤثر influence او تسبب تحدي challenges للعمل المطلوب والضروري لانجاز النتواتج.
هذا يساعد في ايجاد نهج استباقي proactive approach لتوقع anticipating للمشاكل والتحديات. وهذا بطبيعة الحال يشكل الاساس في التخطيط والذي ستكون نتائجه ذات قيم كبيره greatest value.
يساعد على الاجابة على الاسئلة التالية:
ماذا يجب قياسه what should be measured.
متى يجب القياس when souuld be measured.
كيف سيتم القياس how it should be measured
لماذا يستخدم هذه المخطط
- طريقة مهمه للبحث عن اسباب المشاكل causes of a problem او تحديد الطريق الافضل للتخطيط والتوضيح لتعريف الجوده.
- تساعد في التفكير والتحفيز stimulate والتنظيم واتخاذ القرارات.
- يمكن ان تستخدم لاكتشاف العوامل التي تؤدى الى النتائج المستقبليه المرجوه.
المخطاطات flowchart (Process Map)
يوضح هذا المخطط تسلسل العمليات في المشروع من البدايه حتى النهايه، عدد العناصر المترابطه interrelate، الطرق البديله alternative التي يمكن ان تتخذها العمليه. كيف تعمل العمليه على تحويل المدخلات الى مخرجات.
واحد من اشهر المخططات هو SIPOC والذي يتم من خلاله عرض الاتصالات من خلال الموردين supplier، المدخلات input، العمليات process، المخرجات Output، والعملاء في العمليات customer in process.
يستخدم هذا المخطط في عدد من اجزاء المشروع
- عملية تخطيط ادارة الجوده plan quality management process: حيث يمكن لهذا المخطط المساعده في تحديد تكلفة الجوده cost of quality عن طريق الربط بين القيمه النقديه المتوقعه expected monetary ومن ثم متابعة الطرق للتوافق وعدم التوفق في الجوده.
- يساعد ايضا في التخطيط حيث يعمل على تعريف واتصال بين عمليات الفريق TEAM process والتي تستخدم في المشروع.
- معرفة كيف يتم قياس العمليات للتوافق conformance والفاعليه effectiveness
- يمكن ان تستخدم في خطة ادارة الجوده plan quality management لمعرفة العمليات وايجاد مشاكل الجوده المحتمله potential quality problems
- يمكن ان يساعد في تحليل مشاكل الجوده وتطوير الحلول لها. (مثال ذلك اذا تم تحريك العمل بين عدة اقسام للموافقه عليه)
check sheet
تعتبر نوع من اناع قائمة الفحص checklist وتستخدم لتتبع البيانات مثل مشاكل الجوده quality problems والتي قد لا تكتشف اثناء الفحص inspections. هذه الييانات التي يتم تجميعها قد يحدث لها تحويل لنماذج اخرى مثل مخطط باريتو pareto diagram.
يتم عمل هذه القائمه اثناء خطة ادارة الجوده plan quality management وتستخدم في مراقبة الجوده control quality
الفريق بين check-sheet و checklist
| check sheet | checklist |
| الهدف الاساس من هذه الطريقه check sheet هو جمع البيانات gather data | مصطلح قائمة المهام checklist هو عباره عن قائمة بالعناصر التي سيتم اخضاعها للتفتيش inspect او خطوات سيتم انجازها step to be performed . |
| وبالتالي يمكن توثيق كيفيه حدوث خلل معين particular defect occurs. | قد تحتوي على خطوات للقياس مثل: قياس حجم الباب هل هو ضمن الحدود المسموح بها او فيه زياده greater than xx inches، او هل الباب ضيق narrow ضمن الحدود المسموح بها (less than xx inches) |
وعادتا ما يتم كتابتها بتكرار على شكل مجموعات كل مجموعه مكونه من 5 اشارات(لاحظ الصورة فوق)
مخطط باريتو pareto diagram او pareto chart
هو نوع من اناع اشرطة الرسم البياني bar chart بحيث يتم ترتيب النتائج من الاكثر حدوثا الى الاقل حدوثا للمساعده في تحديد identify ما هي الاسباب الجذريه root causes لمعظم المشاكل most problems.
مبدا باريتو 80/20 pareto principle حيث يعني هذا المبدا ان 80 % من المشاكل تنتج عن 20% من الاسباب الجذريه.
وعليه فان معالجه اساب المشاكل الكبيره له تاثير كبير على تاثير الجوده impact on quality.
يتم في خطة ادارة الجوده تحديد ما هي المشاكل المحتمله potential problems التي قد توثق في مخطط باريتو (يمكت استخدام المعلومات التاريخيه historical information من مشاريع سابقه)
في مراقبة الجوده control quality يتم قياس measure البيانات وتمثيلها في المخطط للمساعده على تحليل وضع situation المؤسسه وتحديد اين يجب ان يتم التركيز على اتخاذ اجراءات تصحيحه focus corrective action
قد يكون مفيد جدا انشاء هذا المخطط اثناء مرحلة التخطيط planning بحيث يكون لدى الاشخاص والناس معرفة بكيفية تمثيل البيانات التي تم جمعها في مراقبة الجوده gathered in control quality
يساعد هذا المخطط على
- المساعده في تركيز الانتباه focus attention على اكثر القضايا الحرجه most critical issues
- وضع اولويات لاساب المشاكل الممكنه potential “causes” of the problems
- فصل القضايا الحرجه critical few القليله من الكثير من القضايا الغير حرجه. Uncritical many
شكل المخطط
الرسم البياني histogram
يتم من خلال هذه الطريقه عرض البيانات displays data في اشرطه او اعمده form of bars or columns .هذه الطريقه تساعد في تحديد ما هي المشاكل التي تستحق التعامل معها which problems are worth dealing with .
يتم تمثيل البيانات بترتيب معين particular order دون الاشاره الى الوقت. Without reference to time
يمكن توقع المشاكل المحتمله potential في خطة ادارة الجوده plan quality management، من ثم عرض نتائج القياسات في مرحلة مراقبة الجوده في رسوم بيانيه histogram لتحديد المشاكل الطارئه pressing
شكل الرسم
مخطاطات المراقبة control charts
هو اعدادات في خطة ادارة الجوده set up in plan quality management تكون كجزء من الجهود effort لتعريف الجوده define quality في المشروع. بحيث تحتوي involves على تحديد : حدود المواصفات specification limits ، حد السيطره control limits
تستخدم مخطاطات المراقبة في
- مراقبة الجوده لتحديد هل النتائج للعمليات ضمن الحدود المقبوله والمسموح بها acceptable limits
- مراقبة الاشياء في المشروع مثل اداء المشروع project performance مثل التكلفه cost، اختلاف الجدول schedule variances، الاكثر شيوعا most commonly ،
- مراقبة المنتج production والعمليات الاخرى لمشاهدة النتائج (هل هي ضمن الحدود المسوح بها ام لا. او اذا كان هناك اي حاجه لاتخاذ اجراء required actions)
الشكل التالي يوضح شكل هذا المخطط.
تمام فيما يلي توضيح لمكونات هذا المخطط
الحدود العليا والدنيا upper and lower control limits
تتمثل هذه الطريقه بخطين dashed lines على مخطط المراقبه، وتمثل هذه الخطوط مدى القبول acceptable range في اختلاف العمليات variation of process او نتائج القياسات measurement result .
يمكن استخدام حدود المراقبة control limits الى الاشارة الى العمليات المستقره مقابل الغير المستقره unstable stable versus (خارج السيطره. حيث ان جميع العمليات من المحتمل ان يكون لديها بعض الاختلافات variation في النتائج. (مثال جميع الابواب في المصنع قد لا يكون لها نفس القياسات).
مدير المشروع واصحاب العمل بحاجه الى معرفة وتحليل وتقييم ما هي الحدود العليا والدنيا upper and lower المناسبه للقياسات او المعايير المتعلقة بالجوده stranded related to quality for this project
عادتا ما يكون حساب هذا المدى ضمن +/-3 sigma ، او انحراف معياري stranded deviations والذي يكون+/-6 sigma
بشكل عام عندما تكون البيانات ضمن المجال، هذا يعني ان المشروع تحت السيطره in control، يوجد في هذه الطريقة ايضا قاعدة تسمى: قاعدة السبعه rule of seven بحيث يكون المشروع ضمن الحدود المسموح بها للاختلاف acceptable range of variation. اما اذا كانت البيانات خارج المجال او خارج هذه قاعدة السبعه فهذا يعني ان المشروع خارج السيطره out of control
من الاشياء المهمه في حدود التحكم control limits هي قدرة مدير المشروع على التحكم بكيثير من الاشياء في المشروع مثل حزم العمل work package، في حال حدوث تاخير في التسليم، بالتالي يساعد مدير المشروع على معرفة متى سيتم اتخاذ الاجراء المناسب take action
المعدل Mean(Average)
هو عبارة عن خط يرسم وسط مخطط التحكم control chart ومن خلاله يتم معرفة متوسط المدى للاختلاف المقبول middle of the range of acceptable variation
التوزيع الطبيعي والاعتيادي normal distribution للمخطط يمثل المدى المقبول من الاختلاف acceptable range of variance حول المعدل Mean ،
حدود الموصفات specification limits
يمثل هذا المفهوم توقعات العملاء customers expectations او متطلبات التعاقادات contractual requirements لمستوى الاداء performance والجوده quality في المشروع.
وهي عبارة عن خصائص عملية مدروسة characteristics of the measured process ولا تتم وراثتها، بمعنى اخر لا يتم حسابها not calculated بالاعتماد على مخططات التحكم. بحيث يتم ادخالها من قبل العميل. وبطيعة الحال يمكن ان توجد بحيث تكون ضمن الحدود المسموح بها للمشروع ام خارج الحدود.
خارج السيطره out of control
يمكن ان يكون المشروع خارج الرقابة تحت اي من الظرفين التالين circumstances
- نقاط البيانات خارج الحدود العليا والدنيا upper and lower control limit
- يوجد نقاط بيانات غير عشوائة nonrandom data points والتي قد تكون ضمن الحدود الدنيا والعليا لحدود التحكم مثل قاعدة السبعه rule of seven
يمكن اعتبار المشروع خارج عن السيطره في حال عدم الاتساق والقدرة على التنبؤ في العمليات او نتائجه a lack of consistency and predictability in the process or its results
قاعدة السبعه Rule of seven
هي عباره عن قاعده عامه تساعد على الكشف heuristic، وتشير الى مجموعه او سلسله series من البيانات الغير عشوائة nonrandom بحيث يكون مجموعها 7 او اكثر وتكون موجوده في جانب واحد. بحيث يمكن من خلال هذه القاعده معرفة اذا كانت هذه البيانات خارج السيطره(حدود المراقبه control limits). وهذه البيانات ليست عشوائيه وتشير الى ان العمليه خارج السيطره.
في حال وجود مثل ذلك يجب على مدير المشروع عمل بحث وتحقيق investigate في هذه الحاله والعمل على ايجاد الاسباب find cause
اسباب الاحالة / اسباب الاختلاف assignable cause/Special cause variation
هذه الطريقه تدل signifies على ان العمليه خارح السيطره. لذلك يجب على مدير المشروع عمل بحث وتحقيق لتحديد اسباب هذا الاختلاف. يجب على مدير المشروع استخدام ادوات اضافيه اخرى مثل مخطط الاثر والسبب cause and effect diagram، او محاولة كشف uncover جذور الاسباب المسببه للاختلاف root cause of the variation
المخطط المبعثر scatter diagram (Correlation Chart)
هذا المخطط يعتمد على تتبع tracks متغيرين اثنين tow variables لتحديد العلاقات بينهما their relationship
مثال في مصنع لانتاج الابواب يمكن لهذا المخطط تحديد العلاقه بين متغييرات معينه مثل كمية الدهان paint quantity وسرعة مروحة التجفيف dryer fan speed . وكذلك وزن الباب مع وقت التجفيف
خط الانحدار regression line او خط الاتجاه trend line
هو حسابات calculated لعرض الترابط بين المتغيرات correlation of variables، ويمكن بعد ذلك ان يستخدم للتقدير والتوقع estimation and forecasting .
يمكن ان يكون هناك ارتباط نسبي أو ايجابي لكمية الطلاء مع وقت التجفيف a proportional or positive correlation of paint quantity to drying time
في حين انه لا يوجد ارتباط no correlation بين وزن الباب ووقت التجفيف .
المقارنه bench-marking
تعتمد هذه التقنيه على البحث في مشاريع اخرى لاخذ افكار لكيفية التحسين improvement في المشروع الحالي، وايضا ايجاد اساس او مقارنه (benchmark) لاستخدامها في قياس اداء الجوده quality performance
تصميم التجارب design of experiments(DOE)
تعتمد هذه الطريقه على استخدام التجارب experimentation لتحديد الاحصائيات statistically، ما هي المتغيرات التي يمكن ان تعمل على تحسين الجوده. تصميم التجارب من اسرع وادق fast and accurate التقنيات التي تسمح لك بمنهجة systematically جميع التغييرات للعوامل المهمة في العمليات important factors. ومعرفة اي المجموعات التي لها التاثير الامثل على منتجات المشروع combinations have optimal impact on the project deliverables .
مثل ذلك : في مصنع الابواب يمكن استخدام تصميم التجارب لتحديد ما هي مجموعات المواد Materials، التركيبات structure ، البناء construction التي قد تعمل على انتاج منتج بجوده عاليه . تصميم التجارب يساعد في اختصار الوقت والجهد shorten the time and effort المطلوب لاكتشاب ما افضل الشروط لانتاج منتج بمواصفات عاليه.
النماذج الاحصائية statistical sampling
هي طريقه لتحديد مستوى الجوده للخدمات او المنتج عندما يكون فحص كل عنصر غير عملي impractical او مكلف جدا expensive. تاثير النماذج يعتمد على نظرية احتماليات الاحصائيات statistical probability theory التي يمكن من خلالها تحديد احتمالات الاخطاء باستخدام حسابات الانحرافات deviation والتباين variance
ادوات وتقنيات اخرى other tools and techniques
- العصف الذهني brainstorming يمكن ان يستخدم لقياس الجوده بحيث يمكن استخدام النتائج لوضع اولويات للعمليات.
- تحليل التركيب structured analysis
- تمثيل التقنيات presentation technique
3 / 6 sigma
Sigma هي اسم اخر للانحراف deviation، وتشير الى كمية الاختلاف الذي تم تاسيسه في العمليات. تحاول الشركات والمؤسسات تحقيق مستوى من الجوده يتمثل في 3 او 6 sigma
Six sigma هي طريقه او منهجيه methodology في المؤسسات بهدف تحسين العمليات والوصول الى مستوى من الصحه correctness مع تقليل كبير في التباين.
في 6 sigma : في حال وجود 1.5 باب فيهم مشكلة من اصل 1 مليون باب يعتبر مشكله في المنتج.
في 3 sigma : يسمح لحد 2700 وخارج ذلك يعتبر مشلكه.
لذلك لتحقيق 6 sigma يتطلب تخطيط واسع extensive planning
اترك تعليقك