ادارة النطاق الجزء الاول Scope Management Part 1- ما هو scope للمشروع وكيفية التخطيط والادارة له

-

ما هو scope للمشروع :

scope في إدارة المشروع هو وسيلة لتحديد العمل المطلوب work required (فقط العمل المطلوب) انجازه للوصول لانهاء المشروع. ويتضمن إعطاء الجميع - بما في ذلك أصحاب المصلحة stakeholders في المشروع - نظرة عامة حول كيفية تحديد نجاح المشروع project’s success  مع وضع حدود للمشروع boundaries. وهذه الحدود تتم على اساس : ما يدخل في المشروع ،ما هي النواتج النهائية المطلوبة deliverables ، كيفية تحديد نجاح المشروع project success

في هذا الدرس بنحكي عن : 

  • تعريف WBS 
  • نطاق المنتج product scope
  • نطاق المشروع project scope  
  • عمليات ادارة scope scope management process 
  • ادارة خطة النطاق scope plan scope management 
  • خطة ادارة النطاق scope management plan 
  • خطة ادارة المتطلبات requirement management plan
  • مصفوفة المتابعة traceability Matrix

تمام نبدأ

بعض النقاط المهمه حول ادارة scope 

  • يجب ان يكون scope معرف بشكل واضح وان يكون موافق عليه بشكل رسمي formally approved 
  • المتطلبات يجب ان تجمع من جميع اصحاب العمل Stakeholder(جميع من لهم علاقة بالمشروع)
  • المتطلبات يجب ان تقييم evaluated مقارنه مع business case ، تحديد الاولويات ranked prioritized لتحديد ما هو داخل وخارج scope (ما هو العمل المطلوب وغير المطلوب)
  • تسخدم WBS في جميع المشروع)اداه مهمه جدا في تحديد scope ( حيث باستخدام هذه الاداه يصبح من السهل تحديد scope وتحديد اذا كان هناك مجال جديد. 
  • عند بدء اكمال العمل يجب التاكد من ان العمل المتفق عليه هو فقط الذي انجز 
  • مبدا الطلاء الذهبي gold plating  (العمل الاضافي)وهو اضافة جديده الى المشروع adding extra غير مسموح به
  • اي تغيير على scope يجب ان يقيم اثره على المشروع وخاصه تاثيره على الوقت Schedule، التكلفه Cost، الجوده Quality، موارد المشروع Project Resources،  رضا العميل Customer Satisfaction، 
  • اي تغيير على scope غير مسموح به دون الحصول على موافقه على هذا التغيير approved change request 
  • اي تغيير على scope يجب ان لا تتم الموافقه عليه اذا كان غير متعلق بالعمل المذكور في وثيقة ميلاد المشروع 
  • يجب الاستمرار بتحديد ما هي الاشياء الداخله وغير الداخله في المشروع. 


حكينا عن WBS نتعرف شو هو وشو الفايده من استخدامو
WBS :هو عباره عن تقسيم المشروع وتسليماته الى مكونات اصغر يمكن ادارتها على نحو اسهل، ويتعتبر WBS متطلب اساسي في تخطيط المشروع حيث يساعد على 
  • سهولة تحديد المتطلبات clearly define requirement 
  • تخطيط كيف يمكن ادارة scope 
  • ضبط والتحكم ب scope 

تتكون  ادارة scope من مجموعه من العمليات، الجدول التالي يوضح هذه العمليات ومتى تحدث

عملية إدارة النطاق Scope management process
تحدث اثناء Done During 
خطة إدارة النطاق Plan scope management 
مجموعة عملية التخطيط  Planning process group
جمع المتطلبات Collect requirement
مجموعة عملية التخطيط  Planning process group
تحديد النطاق Define scope
مجموعة عملية التخطيط  Planning process group
إنشاء Create WBS
مجموعة عملية التخطيط  Planning process group
التحقق من النطاق Validate Scope
عملية المراقبة والتحكم Monitoring and controlling process
التحكم بالنطاق Control scope
عملية المراقبة والتحكم Monitoring and controlling process
ما هو نطاق المنتج product scope 

هو المتطلبات المتعلقه بنواتج المشروع Requirement that related to the product of the project

يمكن ايضا تعريفها بالمنتج المتوقع من المشروع product deliverables مع الخصائص والاجراءات والوظائف المتعلقه بها التي تميزه عن غيره


وهذا جواب السؤال: ما هي النتيجة النهائية المطلوبة what end result is needed 

هي الجهود المبذوله للتاكد من ان نطاق المنتج product scope قد تحقق.

تصبح هذه الجهود فيما بعد جزء من خطة ادارة النطاق scope management plane والتي هي جزء من خطة ادارة المشروع project management plan 


ما هو نطاق المشروع project scope  
نطاق المشروع project scope هو عمل المشروع work that needs  الذي سيؤدي الى الحصول على المنتج  او الخدمه او النتيجه المتوقعه من المشروع.deliver a product, service, or result with the specified features and functions

بحيث يشمل كل من مجال المنتج (Product scope )، مجال المشروع(project scope ) على الاجراءات التالي: ( التخطيط planning، التنسيق coordination، ادارة النشاطات management activities مثل الاجتماعات والتقارير .... الخ) بهدف التأكد من ان نطاق المشروع Project Scope قد تحقق وتم بنجاح. ويتم ذلك بعمل مقارنه العمل المنتج work accomplished مع خط اساس scope في خطة ادارة المشروع.
 
عمليات ادارة scope scope management process 
حسب دليل PMBOK فان وصف عمليات ادارة scope هو 
  • تطوير خطة لكيفية عمل الخطط، ادارتها ، التحكم بها وبمتطلبات المشروع. 
  • تحديد المتطلبات، التاكدد من ان جميع المتطلبات تدعم project business case كما هو موصوف في وثيقة المشروع charter 
  • ترتيب وموازنه sort and balance احتياجات اصحاب المصلحه لتحديد scope. 
  • انشاء WBS لتقسيم scope الى اجزاء صغيره ،بحيث يمكن ادارتها بشكل اكبر. ويتم تعريف هذه الاجزاء في قاموس خاص يسمى WBS dictionary ، 
  • الحصول على تاكيد validation ل scope للعمل completed scope موافق عليه من قبل العميل customers 
  • قياس الاداء  measure scope performance scope والتعديل حسب الحاجه. 
يجب ان يكون لدى مدير المشروع القدره على قول لا وغير مسموح not allow لبعض النشاطات التي قد تؤثر على المشروع. 

ادارة خطة النطاق scope plan scope management 
تتم هذه العملية في
 مجموعة عمليات Process group: التخطيط Planning
 Knowlege area :  ادارة النطاق scope management


جميع مساحات المعرفة (Knowledge area) لها خطط لادارتها 

ادارة النطاق scope له خطتين وهما :

  • خطة ادارة النطاق scope management plan 
  • خطة ادارة المتطلبات requirement management plan 


خطة ادارة النطاق scope management plan 

تحتوي هذه الخطه على 3 اجزءا رئيسيه هي 

  • كيفية التخطيط how scope will be planned 
  • كيفية التنفيذ scope executed 
  • كيفية المراقبة scope controlled 

ويمكن تعريف هذه الخطه بالنقاط التاليه 

  • كيفية تحقيق scope 
  • ما هي الادوات المستخدمه للتخطيط وكيف سيكمل المشروع scope. 
  • كيفية انشاء WBS 
  • ما هي العوامل البيئة المؤثره واصول العمليه التنظيمه 
  • كيف يمكن ادارة scope وكيفية مراقبته 
  • كيفية الحصول على موافقه للنواتج obtain acceptance of deliverables 

ملاحظة: فهم مجال المشروع مهم وضروري جدا لعمل خطة ادارة scope.

من الاشياء المهمه الواجب معرفتها لادارة النطاق:

  • يجب ان تكون كل خطه لادارة scope في كل مشروع مستقله وفريده unique 
  • يمكن ان تغطي بعض المواضيع التي قد تكون قياسايه standardized في المؤسسه لمشروع أخر. 
  • بمجرد الانتهاء من خطة ادارة المشروع تصبح هذه الخطه جزء من خطة ادارة المشروع ويجب ان تكون الدليل المستخدم لمدير المشروع حتى انتهاء المشروع.
  • مدير المشروع يستخدم هذه الخطط كدليل اثناء تنفيذ المشروه حتى انتهاءه .
  • خطة ادارة scope تنفذ وتطور على مراحل وبشكل متكرر iterated اثناء تخطيط المشروع حيث ان اول خطوه يجب معرفتها هي : تحديد كيفية تعريف النطاق scope determine how scope will be defined 

معظم الشركات لديها نماذج forms ، معايير  templates و standards لادارة scope. 

بعد الانتهاء من تخطيط المشروع يصبح لدى مدير المشروع المعلومات الكافيه لاتخاذ القرار حول كيفية التنفيذ والتحكم ب scope . هذا القرار يصبح بعد ذلك جزء من خطة ادارة scope . 

الفكره  الاساسيه من عمل خطه لادارة scope هو القدره على العمل حيث انه اذا لم يكن هناك قدره على التخطيط لا يمكن القيام بالعمل المطلوب. 

من الخطا البدء بالعمل قبل تعريف مجال المنتج ومجال المشروع وكيفية ادارة scope.

انشاء خطة ادارة scope هو متطلب اساسي في ادارة المشروع. 

 عادة ما يتم عمل هذه الخطه على مراحل ويمكن تكراراها اثناء تنفيذ المشروع حتى يتم الحصول على خطة جيده للمشروع.

مثال على عملية التكرار :

مخاطر المشروع قد لا تكون واضحه بشكل كافي من البدايه ويمكن تكراراها لتكون نتيجه من تخطيط scope ثم يتم اضافتها الى المشروع.

اذا لم تسطع الفهم الجيد لا يمكن التخطيط الجيد if you cannot plan it, you cannot do it


خطة ادارة المتطلبات requirement management plan
هذه الخطه هي عبارة عن جمع وتوثيق احتياجات اصحاب المصالح Stakeholders وتحتوي ايضا على وصف للطرق المستخدمه methods في جمع وتحديد المتطلبات حتى يتحقق المشروع.
التخطيط هنا مهم جدا قبل البدء كما في خطة ادارة scope، حيث يجب الانتباه الى النقاط التالية في التخطيط: 
  • بعد تجميع المتطلبات ماذا يجب ان نفعل لعمل تحليل analyze ووضع الاولويات prioritize ، وادارة ومتابعة التغييرات الحاصله 
  • ماذا يجب ان تحتوي هذه المتطلبات وعادتا ما يتم وضعها في ما يسمى traceability matrix 

شو هي مصفوفة المتابعة traceability Matrix
مصفوفة التتبع traceability Matrix(TM) هي مستند يربط بين أي وثيقتين أساسيتين تتطلبان مقارنة many-to-many relationship، والتحقق من اكتمال العلاقة المذكورة. وقد تحتوي على :
  • ادارة النطاق Scope Management
  • خطة ادارة النطاق Plan Scope Management
  •  العمليات Process
والمخرجات :
  • ادارة المتطلبات Requirement Management


مخرجات عمليات خطة ادارة scope : 
  • خطة ادارة scope 
  • خطة ادارة المتطلبات
وتصبح هذه الخطط جزء من خطة ادارة المشروع project Management Plan
لبدء تنفيذ هذه الخطه لا بد من البدء بجمع المتطلبات