ادارة النطاق الجزء الثاني Scope Management Part 2 - جمع المتطلبات collect requirements

-

scope في إدارة المشروع هو وسيلة لتحديد العمل المطلوب work required (فقط العمل المطلوب) انجازه للوصول لانهاء المشروع. ويتضمن إعطاء الجميع - بما في ذلك أصحاب المصلحة stakeholders في المشروع - نظرة عامة حول كيفية تحديد نجاح المشروع project’s success  مع وضع حدود للمشروع boundaries. وهذه الحدود تتم على اساس : ما يدخل في المشروع ،ما هي النواتج النهائية المطلوبة deliverables ، كيفية تحديد نجاح المشروع project success

في هذا الدرس بنحكي عن : 

• ما هي المتطلبات requirements 
• جمع المتطلبات collect requirements 
• كيفية جمع المتطلبات How to collect requirements:
• توثيق المتطلبات Requirement documentation 
• حل المتطلبات المتنافسه resolving competing requirements 
• مصفوفه تتبع المتطلبات  requirements traceability matrix 

جمع المتطلبات collect requirements 

تقع هذه العمليه في :

مجموعة العمليات Process group : التخطيط Planning

مساحة المعرفه Knowlege area : ادارة النطاق scope management

ما هي المتطلبات requirements 

المتطلبات هي باختصار: ماذا يريد اصحاب المصالحه Stakeholders من المشروع او المنتج، بحيث توضح الغرض من المنتج وما يجب أن يحققه. واكيد المتطلبات ولا تحدد كيفية تقديم أو بناء ما هو مطلوب. 

المتطلبات المتعلقة بالعمل

قد تحتوي المتطلبات على طلبات لكيفية ادارة العمل work is managed

يجب الانتباه هنا الى انه ليس جميع المتطلبات يمكن ادراجها لان شخص ما طلبها، يجب ان تكون المتطلبات مرتبطه بحل المشاكل او تحقق achieving الاهداف المرجوه والموجوده في Project Charter. قد تحتوي المتطلبات على:

• طلبات حول كيفية ادارة العمل مثال ( لا يمكن اغلاق النظام يوم الجمعه). 
• بعض الامكانيات للمنتج التي قد يريدها اصحاب المصلحه. مثال ذلك النظام الجديد يجب ان يكون لديه امكانية ادارة اكثر من منطقه.
• يجب ان تكون المتطلبات مرتبطة بالجوده: لا يمكن التوقف عن العمل لاكثر من يوم.
• عمليات business processes  : يجب متابعة المشروع المكلف بطرق مختلفه.
• الامتثال : compliance : مثال ذلك مطابقة المشروع لقواعد السلامه العامه.

ان عملية جمع المتطلبات يجب ان تبحث عن جميع المتطلبات وليس فقط التي لها علاقه بالمنتج النتائج من المشروع.

وهذه المتطلبات مربوطه ايضا بالجوده 

مثال ذلك : يسمح فقط بيوم واحد فقط  زياده في شي غير متوقع unexpected.

يجب ان يكون وصف المنتج والمشروع  high- level project and product description  موجود في وثيقة ميلاد المشروع اثناء عملية البدء(initiating). وعليه فان عملية جمع المتطلبات يجب ان تحتوي على تفاصيل كثيره حول متطلبات المشروع وما هي الافتراضات assumptions وما هي القيود expectations  لجميع اصحاب المصلحه.

عملية جمع البيانات هي عملية حرجه ومهمه لنجاح المشروع، حيث ان فقدان اي متطلبات قد تكون مهمه قد يعني حدوث تغييرات كبيره او تعارض في المشروع عند تذكرها لاحقا اثناء التنفيذ. والتي بدورها قد تسبب فشل المشروع.

لذلك يجب العمل بدقه وتركيز عند جمع المتطلبات.

كيفية جمع المتطلبات How to collect requirements:

معرفة وتحديد اصحاب المصلحه امر مهم جدا في جمع البيانات. وهذه المعلومات مسجله في سجل اصحاب المصالح Stakeholder Register Log وخطة ادارة اصحاب المصلحه Stakeholder management plan

في المشاريع الكبيرة يكون لدينا عدد كبير من اصحاب المصالح لذلك يجب العمل على ايجاد طريقة مناسبة وجيده لجمع البيانات. وفي مثل هذه الحالات قد نحتاج الى مراجعة الدروس المستفاده lessons learned  والمعلومات التاريخيه historical records واستخدام طريق مختلفة لجمع المتطلبات.

اختيار الطريقه المناسبة لاختيار وسيلة جمع البيانات لتناسب اصحاب المصلحه هي مهمة مدير المشروع.

طرق جمع المتطلبات Methods for collecting requirements: 

مراجعة السجلات التاريخيه  Reviewing historical records 

الدروس المستفاده والسجلات التاريخيه تستخدم من مشاريع مشابه وتساعد بمعرفة العمليات والتوقعات المناسبة للمشروع.

السجلات التاريخيه تزودنا  بمعلومات حول التالي:

• تقارير المتطلبات reporting requirement 
• متطلبات ادرارة المشروع project management requirement 
• متطلبات توافقيه المشروع system compatibility requirements 
• مثالية المشروع Compliance requirements 

الدروس المستفاده قد تستخدم لمعرفة مجالات العمل في مشاريع مشابه للتاكد من انه لا يوجد نقص في متطلبات المشروع الحالي.

المقابلات Interviews

وهي عمل مقابلات مباشره مع اصحاب العمل، وقد تكون مقابلات فرديه او جماعيه، ويمكن ان تتم المقابلات عن طريق البريد اللكتروني، الهاتف، virtual collaboration tools 

مجموعات التركيز Focus Group 

تساعد هذه الطريقه على اختيار مجموعات محدده من اصحاب المصالح او اختيار موضوع محدد للتركيز عليه. اعضاء هذه المجموعات يتم اختيارهم عادتا حسب ديموغرافية معينه للعملاء Specific demographic group of customers

بحيث يتم مناقشة المواضيع مع بعضهم البعض، ويتم ادارة هذه النقاشات عن طريق مشرف moderator

ورش العمل التسهيليه Facilitated workshops 

يتم في هذه الطريقه تجميع اصحاب المصالح الي الهم توجهات مختلفه (مثال مصممي المنتج والمستخدمين) للناقش حول المنتج، وكيفية تجميع البيانات. قد يستخدم اصحاب المصلحه user stories  لجزء من ورش العمل الخاصه فيهم. 

قصص المستخدمين user stories:

في agile software development ، تكون user stories عبارة عن شرح موجز بلغة بسيطة لميزة أو وظيفة مكتوبة من وجهة نظر المستخدم. يصف العديد من خبراء agile  أيضًا user stories على أنها أصغر وحدة في تطوير المنتج يمكن أن تؤدي إلى عنصر كامل من وظائف المستخدم.

ويمكن القول انها عباره عن وظائف functionality او ميزات features يرغب اصحاب المصالح بمعرفتها ومشاهدتها. وعادة ما تكون مجرد جملة أو جملتين مكتوبة وفقًا للصيغة التالية:

As a [description of user/Roles], I want [functionality/Goal] so that [benefit/Motivation].

مثال ذلك:

Modify schedules

As a non-administrative user, I want to modify my own schedules but not the schedules of other users.

الصورة التالية توضح طريقة الكتابة:

العصف الذهني Brainstorming

الهدف من العصف الذهني ليس فقط  مناقشة الافكار كما يعتقد بعض الناس، ولكن هناك اهداف اكثر حيث يتم طرح افكار جديده من قبل اشخاص مشاركين والتي قد تساعد في حل مشلكه، او تحديد scope، او قد تساعد في دعم فكره اخرى في المشروع، وعند الانتهاء من تجميع الافكار ومناقشتها، يتم تقييم هذه الافكار عن طريق مجموعات صوره nominal group او تحليل القرارات باكثر من معيار multi -criteria decision 

تعتمد نتائج العضف الذهني على المشاركين، لذلك من المهم اشراك اشخاص من وجهات وخلفيات مختلفه، بحيث يكون المشارك من داخل او خارج  المؤسسة.

تقنية المجموعات الصوريه nominal group

عادتا وليس دائما ما تستخدم هذه التقنيه اثناء عمليات العصف الذهني. بحيث يتم تقيم المشاركين الذين لديهم افكار مفيده اكثر اثناء عمليه العصف الذهني participants rank the most useful ideas generated during the brainstorming session.

التحليل باكثر من معيار  Multi -Criteria Decision Analysis

طريقة اخرى لترتيب الافكار، في هذه الطريقه يقوم اصحاب المصلحه بقياس Quantify المتطلبات باستخدام مصفوفه القرار decision matrix  بالاعتماد على بعض العوامل مثل مستوى المخاطر المتوقع expected risk levels  ، الوقت المتوقع time estimates، التكلفه والفائده المتوقع cost and benefit estimate 

خرائط الدماغ Mind Maps

هي عباره عن مخطط من الافكار او الملاحظات التي تساعد على عمل و تصنيف classify ، تسجيل المعلومات information 

تبدو كاشجار متنوعة radiating out of central core word or words

يمكن استخدام الالوان والصور ، الترميزات notations  لجعل هذا المخطط اكثر وضوح وقابل للقراءة.

الصورة التالية توضح كيف ممكن تكون هذه الخرائط

المخططات المتقاربه  Affinity diagrams

الفكره ناتجه عن تجميع الافكار المتقاربه على شكل مجموعات حسب التشابه بينها. بحيث كل مجموعه تعطى تاريخ معين. الامر الذي يجعل هذه المخططات اسهل لمشاهدة المناطق الشائعه الموجوده في scope او المخاطر والتي لم تعرف من قبل.

الصورة التالية توضح الفكره:

المجموعات العامه والشائعه في هذه النوع من المخططات عند تجميع المتطلبات 

• .متطلبات العمل Business reqirements
  

لماذا تم اختيار المشروع، ما هي الاعمال التي يحتاجها المشروع لانهائه.

• متطلبات اصحاب المصلحه stakeholder reqirements 

ماذا يتوقع اصحاب المصلحه من المشروع وماذا يريدون من المشروع

• متطلبات الحل SOLUTION REQURMENTS 

        ماذا يحتاج المنتج product   لينتج. ما هي متطلبات الوظائف functional requirements  الخاصه بالمنتج(كيف سيعمل المنتج)  وما هي                    المتطلبات الغير وظيفيه nonfunctional requirements  ما هي المتطلبات التي تجعل المنتج فعال

• متطلبات الانتقال transition requirements

         ما هي عمليات واجراءات عمليات التحويل handoff procedures والتدريب التي نحتاجها لاجراء عملية تحويل المنتج الى العميل او المؤسسه.

• متطلبات المشروع requirements  project 

      ما هي التوقعات حول كيفية بدية المشروع initiated ، تخطيط المشروع Planned ، تنفيذ المشروع Executed ، مراقبة والتحكم Controlled ،             اغلاق المشروع Closed 

• متطلبات الجوده requirements  Quality 

         ما هي قياسات الجوده المطلوبه لكي يكون المنتج ضمن المواصفات المطلوبه.

• متطلبات تقنيه technical requirement 

       كيفية بناء المنتج product be built، مواصفات المنتج specifications 

الاستبانات والمسوحات questionnaires and surveys

تستخدم عادتا في المشاريع الكبيره، ويستخدم السؤال عادتا باكثر من طريقه للوصول الى النتائج المطلوبه.

الملاحظات/ المشاهدات observation

الملاحظات من الطرق الممتازه لمعرفة عمليات الاعمال business process  واعطاء شعور لاصحاب المصلحه حول بيئة العمل work environment. هذه الطريقة تتضمن بشكل عام  مهام التعقب shadowing  ، المتابعه Watching ، امكانيات المستخدم Potential user للمنتج عند نهاية العمل.

النماذج prototypes

هو عباره عن تقديم حول المنتج (proposed product)، يستخدم هذا النموذج لتقديم عرض لاصحاب المصلحه حول المنتج لاخذ تغذيه راجعه feedback ، هناك احتمالية عمل تعديل النماذج اكثر من مره لدمج incorporate الملاحظات والتغذية الراجعه من اصحاب المصلحه حتى يتم الوصل الى تعزيز للمنتج solidified for the product 

القياس Bench-marking

من الطرق المستخدمه لجمع المتطلبات بحيث يتم من خلالها معرفة ومشاهدة اذا كان يوجد تنافس معين. تركز هذه الطريقه على قياس انجاز المنظمه organization performance  مقارنه مع غيرها من المنظمات والتي تعمل في نفس scope industry .

يوجد بعض السلبيات لهذه الطريقه حيت تحتاج الى وقت طويل احيانا والى تكلفه عاليه. وتعمل على منع inhibit الفريق من الابداع وذلك لانها تركز على دراسة الحلول اكثر من التفكير بطرق ابداعيه جديده ، او افكار جديده innovative ideas

الرسوم البيانيه Context diagrams

تعرف على انها مخططات تتبع البيانات في سياقات ومستويات context level data flow diagram، وعادتا ما تستخدم لتعريف النماذج scope model scope. ويتم فيها ايضا تحديد حدود مجال المنتج boundaries of the product

مجموعات اتخاذ القرار Group Decision Making 

عملية تجميع البيانات من اكثر من صاحب مصلحه قد تسبب تعارض في المتطلبات، ولتجنب حدوث مثل هذه المشاكل يجب مراجعه المتطلبات وتحليلها ودراستها وتحديد الاولويات لكل منها ومن ثم قبولها او رفضها. وبعد ذلك تسجيلها في وثائق المشروع.

يوجد عد اناع من مجموعات اتخاذ القرار: 

• عندما يكون الجميع متفقين ولا يوجد اختلاف: في هذه الحاله فان اتخاذ القرار سهل جدا. ويتم عن طريق ما يسمى طريقة دلفي Delphi technique ، كذلك عملية اتخاذ القرار عند وجود شخص واحد فقط معني باتخاذ القرار في المجموعه.وتسمى هذه الطريقه dictatorship technique الطريقه الدكتاوريه 

ولكن قد يكون لهذه الطريقة تاثير سلبي على المشروع اذا لم يتم  اشراك اصحاب المصلحه في القرار.

• عند عدم  وجود اتفاق بين اصحاب المصالح مع وجود اغلبيه، تكون المنهجيه اخذ راي الاكثريه majority approach، في هذه الطريقة يتم اخذ راي الاغلبيه وتكون هنا راي اكثر من منتصف الاعضاء.
• عند عدم وجود اتفاق بين اصحاب المصالح مع عدم وجود اغلبيه، تكون المنهجيه هنا اخذ راي العدد الاكبر وتعرف هذه المنهجيه ب Plurality technique  
• المنهجيه الاخيره هي وجود اجماع approach  consensus  بحيث يتم الوصل الى اتفاق عام حول القرار. achieves general agreement 

تقنية دلفي Delphi technique 

في هذه الطريقه  يتم ارسال المعلومات لخبراء مجهولين participate anonymously وبعد انتهائهم من العمل يتم ارسال المعلومات بشكل عكسي sent back  وتتم هذه العمليه حتى الوصول الى اتفاق

توثيق المتطلبات Requirement documentation 

يجب توثيق المتطلبات التي تم تجميعها، ليتم الرجوع اليها في اي وقت خاصة اذا كان عدد المتطلبات كبير جدا ويحتوي مئات الصفحات. وتساعد ايضا في فهم المتطلبات بشكل اكبر وازالة الغموض.

توثيق المتطلبات هي مخرج لعملية collect requirement process 

الوثائق الخاصة بالمتطلبات قد تحتوي اناع مختلفه من المتطلبات، ولكن يجب التركز على سؤال واحد وهو من اهم الاسئلة لاصحاب المصالح وهذه السؤال هو: 

How will we know if the work we do will meet this requirement.

تشكل الاجابه على هذا السؤال معايير القبول acceptance criteria التي يمكن الاعتماد عليها عند العمل على المشروع بان متطلبات اصحاب المصالح تم فهمها بشكل جيد، وان العمل الذي انجز تم قبوله من اصحاب المصالح.

موازنه متطلبات اصحاب المصالح  Balancing stakeholders requirements

متطلب مهم في عملية جمع المتطلبات، بحيث يمكن من خلال هذه العمل معرفة هل يمكن تحقيق المتطلبات لاصحاب العمل ضمن اهداف المشروع. في حال وجود مشكله في الوصول الى ذلك يجب اعادة النظر في scope، الوقت time، التكلفه Cost ، المصادر resource ، المخاكر risk، رضى العميل customer satisfaction 

تتضمن كذلك وضع  اولويات للمتطلبات prioritizing  وحل اي تعارض قد يحدث في المتطلبات.

عملية الموزانه بين اصحاب المصالح ليست سهله او سريعه، وفي بعض الحالات تصبح مستحيله اذا كانت اهداف المشروع غير واضحه ولم يتم تحدد المتطلبات ووضع اولويات لها.

حل المتطلبات المتنافسه resolving competing requirements 

تحدث هذه العمليه عند الحاجه لوضع وايجاد طريقة لتحقيق جميع المتطلبات لجميع اصحاب العمل في حال وجود اي تعارض او تنافس بينهم، على سبيل المثال قد يتطلب قسم المعلومات برنامج جديد بكفاءة ومميزات افضل وفي نفس الوقت قد يعارض قسم المحاسبه على ذلك بالتكلفه حيث يريد ان تكون التكلفه اقل.

هناك بعض الحالات المستعصيه على مدير المشروع التي لا تحل الا بتدخل الادارة العليا management intervention ، 

بشكل عام يوجد بعض القواعد التي يمكن لمدير المشروع الاعتماد عليها لحل المشكله وهي: 

• يمكن الاستفاده من business case  لمعرفة اسباب انشاء المشروع
• وثيقة ميلاد المشروع project charter 
• نطاق المشروع الموجد في جملة scope  scope statement ( هل هو متوفر في وقت حدوث التعارض)
• قيود المشاريع project constraints

لذلك اي طلب جديد من قبل اصحاب المصلحه ليس ضمن اسباب انشاء المشروع من البداية يجب رفضة من قبل مدير المشروع.

اذا كانت المتطلبات الجديده المطلوبه لها علاقة باسباب المشروع ولكنها غير مذكوره في وثيقة ميلاد المشروع كذلك يجب رفضها.

اي تعديل على وثيقة ميلاد المشروع يجب ان تتم عن طريق مالك المشروع

اي متطلبات جديده من شانها تاخير الجدول الزمني خاصة عند جدولة القيود المهمه important constraint is schedule  ليس من المحبب قبولها.

مصفوفه تتبع المتطلبات  requirements traceability matrix 

قد يحدث صعوبه في تذكر متطلبات المشاريع من اين اتت وما هي اهدافها خاصة في المشاريع الكبيره ولذلك لا بد من وجود طريقة لترتيب وتنظيم المتطلبات حتى لا يتم خسارة متطلب او التركيز عليه للوصول الى الاهداف المرجوه.

ولذلك فان مصفوفة تتبع المتطلبات وهي مخرج من عملية جمع المتطلبات collect requirements process تساعد في ربط المتطلبات مع بعضها البعض للتاكد من ان الاهداف الاستراتيجه المرجوه قد تحققت.

تستخدم المصفوفه اثناء المشروع لتحليل التغيرات المقترحه proposed change  على المشروع او نطاق المنتج product scope

مصفوفة تتبع المتطلبات هي عبارة عن وثيقه عادتا ما تكون مرتبه على شكل جدول بحيث يتم الربط بين اي وثيقتين من وثائق خط الاساس للمشروع  baselines documents والتي تتطلب وجود علاقات many-to-many لتحديد مدى اكتمال completeness هذه العلاقه. عادتا تسخدم عند تحديد المتطلبات على مستوى عالي high-level requirements  

تستخدم هذه المصفوفه للتاكد اذا كانت متطلبات المشروع الحاليه قد تحققت، تساعد ايضا في انشاء طلب لمقترح request for proposal ، وصف لمتطلبات الانظمه software requirements specification ، وثائق النواتج المختلفه various deliverable documents ، مهام خطة المشروع project plan tasks.

الصورة التالية توضح مثال على هذه المصفوفه.