ادارة التكامل 4 Integration management - المراقبة والتحكم بعمل المشروع monitor and control project work
ادارة المشاريع - PMP
عمليةمراقبة عمل المشروع والتحكم فيه monitor and control project work
تتضمن هذه العملية تتبع أداء المشروع الفعلي من خلال أنشطة إدارة المشروع المخطط لها. تعني هذه العمليه البقاء على اتصال لمعرفة ماذا
يحصل في المشروع وعمل مقارنه comparing بين التوقعات forecast والانجاز الحقيقي actual performance لما هو مخطط له.
يمكن اعتبارها بشكل أساسي على أنها وظيفة تحكم Control function تحدث في جميع مراحل المشروع ، بدا من مرحلة البدء initiating الى الاغلاق closing.
بالنسبة للمشاريع الصغيرة ، تعد مراقبة عمل المشروع والتحكم فيه مهمة سهلة نسبيًا.
اما فيما يتعلق بالمشاريع الكبيرة فإن إدارة المشروع مطلوبة بشكل أكثر صرامة حيث يجب على مدير المشروع بذل المزيد من الجهد ويجب ان يكون
بشكل رسمي.
لا يجب على مدير المشروع المشاركه بشكل شخصي في أداء عمل المشروع سواء المشاريع الكبيره او الصغيره. جميع العمليات والمشاركات يجب ان
تتم بشكل رسمي.
نتيجة المراقبة والتحكم هي
- طلب التغيير change request بحيث يحتوي على اجراءات تصحيح correct او منع preventive
- اصلاح العيوب defect repairs
- تقارير انجاز العمل work performance reports
- تحديث لخطط ادارة المشروع management plan، ووثائق المشروع project documents.
سؤال : ماذا يجب على مدير المشروع ان يفعل اذا كان العمل في المشروع ياخذ وقت اطول من الوقت المقدر له
الجواب: طلب اجراءت تصحيحه request corrective action لاصلاح make up التاخير
- تنفيذ ومراقبة المشروع باستخدام تقنيات تحليلية analytical techniques مثل( تحليل الانحدار regression analysis ، تحليل الاتجااهات trend analysis، القيمه المكتسبه earned value، تحليل جذور المشاكل root cause analysis)
- تحليل ومراقبه المخاطر
- انجاز نشاطات المراقبة الجوده performing quality control activist
- تقييم المخرجات المحتمله assessing possible outcomes
- مراجعة التغييرات والاجراءات التصحيحه الحاصله على المشروع تتم في هذه المرحله ، لمعرفة اذا كان تاثير للمشروع
- انشاء تقارير مراقبة الاداء creating work performance reports
- طلبات تغيير اضافية
- تحديث وثائق المشروع وخطط ادارة المشروع
نظام عمل الصلاحيات work authorization system
هو نظام خاص بمدير المشروع الذي من خلاله يتم تحديد البدء في العمل على نشاطات المشروع work packages او activities وهو جزء من نظام
ادارة معلومات المشروع project management information system (PIMS). والذي هو جزء من اصول العملية التنظيمه enterprise environmental
factors،
من المهم جدا استخدام هذا النظام خصوصا في المشاريع الكبيره لان عدد الاشخاص العاملين في المشروع بكون كبير جدا. ولا بد من مراحل متقدمه
من التفاصيل من اجل تخطيط المشروع. لمعالجة هذه الامور والحالات ياتي هنا دور نظام عمل الصلاحيات بحيث يقوم على التاكد من ان العمل قد
بدأ، بعد الحصول على الموافقه الرسميه formal authorization،
في معظم الحالات تستخدم هذه الادوات في انظمة الشركات COMPANY-WIDE system، وليس فقط في هذا المشروع.
طلبات التغيير change request
التغيرات ستحصل في المشاريع لا محاله، وهذه التغييرات قد تكون طلبات اضافه (additions) او اجراءات تغيير على السياسات والاجراءات للمشروع،
بعض التغييرات الاخرى قد تحدث كجزء من المراقبة والتحكم ، لمعرفة اداء العمل الحقيقي مقارنه مع baseline
الاجراءات التصحيحه corrective action
الاجراءات التصحيحه هي اي اجراء يتخذ للتاكد وتصحيح مسار المشروع الحالي حسب مستوى الاداء مقارنه مع خط سير المشروع كما هو مخطط له.
يجب ان يكون لدى مدير المشروع اماكن ووحداث قياس معرفة مسباقا ليتم القياس بناء عليها predetermined areas to measure and identified an
acceptable range in which the measurements can fall(control limit)
لا بد لتنفيذ الاجراءات التصحيحه القيام ببعض الاشياء حيث لا يمكن البدء بدون شي ومن هذه الاشياء التي يحب القيام بها
- لا بد من التركيز purposeful على اشياء معينه افضل من الاختيار العشوائي لتحديد الاماكن التي تحتاج الى اجراءات تصحيحه
- البحث عن المشاكل look for problems اكثر من الانتظار لاحدهم للفت الانتباه الى مشكله
- انشاء وحدات قياس اثناء تخطيط المشروع بحيث تغطي جميع جوانب aspect المشروع
- لا بد من وجود خطه ادارة المشروع بحيث تكون واقعيه realistic للقياس عليها measure against
- الاستمرار بالقياس اثناء عمل المشروع
- معرفة متى يخرج المشروع عن مساره off track ومعرفة متى يحتاج اجراءات تصحيحه
- ايجاد سبب و اصل الاختلافات root causes of variance اكثر من التركيز على الاشياء السطحيه surface cause
- العمل على قياس اداء المشروع بعد اتخاذ الاجراءات التصحيحه لتقيم فائدة استخدام الاجراءات التصحيحيه
- تحديد متى يكون هناك حاجه للتوصيه لعمل اجرءات تصحيحيه.
جميع الاجراءت التصحيحه يجب ان تراجع ليتم الموافقه عليها او رفضها كجزء من عملية perform integrated change control
الاجراءات التصحيحيه تعمل على تعديل وتحسين undertaken to adjust الاداء performance ضمن خط اساس المشروع ولكن لا تعمل على اجراء اي تعديل عليه.
هذه التغييرات سوف تؤثر علي
- خطة ادارة المشروع project management plan
- خط اساس المشروع baseline
- السياسات والاجراءات policies and procedures
- وثيقة ميلاد المشروع charter
- العقود contract
- جملة عمل المشروع statement of work
النقاط السابقه جميعها يجب ان يتم الموافقه عليها من قبل المالك sponsor او لجنة التغيير Control Board، ويجب ان تضاف الى في خطة ادارة
المشروع وخطة التغيير outlined in the change management plan
من الاشياء المهمه لوقت مدير المشروع significant portion هو قياس الاداء الحاصل على المشروع لتحديد هل هناك حاجه لاجراء اجرءات تصحيحه ام
لا. measuring performance to determine the need for corrective action
متى يتم تحديد ان المشروع بحاجه الى اجراءات تصحيحه
عادتا تستخدم هذه الاجراءات التصحيحه في مرحلة التنفيذ executing والمراقبه والتحكم
تستخدم الاجراءت التصحيحه في العمليات التاليه
- توجيه وادارة العمل في المشروع direct and manage project work
- مراقبة والتحكم بعمل المشروع monitor and control .
- فحص المجال validate scope
- مراقبة الجدول control schedule
- مراقبة التكلفه control cost
- انجاز توكيد الجوده perform quality assurance
- مراقبة الجوده control quality
- ادارة فريق المشروع manage project team
- مراقبة الاتصالات control communication
- مراقبة المخاطر control risk
- مراقبة المشتريات control procurement
- ادارة ومراقبة مشاركة اصحاب المصالح manage and control stockholder engagement
| العمليه | متى تستخدم |
| فحص المجال validate Scope | عند عمل اجتماع مع العملاء للحصول على موافقه مؤقته للنواتج interim deliverables |
| التحكم بالمجال Scope، الجدول Schedule ـ التكلفه Costs | عند قياس measuring اداء المشروع الحالي مع خط اساس الاداء performance measurement baseline |
| عمل تاكيد الجوده perform quality assurance | عند التاكد من ان الاشخاص يستخدمون العمليات الصحيحه using correct processes |
| مراقبة الاتصالات control communications | عند تحديد ان تقارير الاداء performance reports لا تلبي احتياجات العملاء stakeholders needs |
| ادارة فريق المشروع manage project team | عند العمل مع فريق المشروع، عند اكتشاف عدم وجود انجاز لدى اعضاء الفريق |
| مراقبة المخاطر control risks | عند ملاحظة وجود او حدوث عدد من المخاطر الغير معرفه unidentified risk occurring |
| التحكم بمشاركة engagement اصحاب المصلحه | عند تقييم assessing علاقات اصحاب المصالحه، عند الاتصال مع اصحاب المصالح لحل بعض القضايا communication with stakeholders to resolve issues وادارة مشاركاتهم perceptions حول المشروع |
اجراات المنع preventive action
اجراءات المنع هي اجراء استباقيه تحتاج الى خبره عملية اكثر من الحسابات لانها تعمل على منع حدوث مشاكل قد يتوقع ان تحدث. من الممكن استخدم هذه الاجراءات ل:
- تستخدم اجراءت المنع عند حدوث شي غير متوقع anticipated او انحراف محتمل possible deviations عند قياس اداء المشروع حسب ما هو موجود في خط اساس المشروع.
- عملية اتخاذ اجراءت المنع لا تكون واضحه لاتخاذ اجراءت التصحيحه.
- تعديل المشروع adjusting لمنع حدوث نفس المشكله التي وقعت مرارا في الفتره الاخيره.
- تغيير موارد المشروع لان الموارد الاخيره المستخدمه فشلت في تحقيق نتائج المشروع
- الترتيب لبعض اعضاء الفريق للحصول على تدريب في مجالات معينه من المشروع لان لا يوجد احد لديه المهارات الضروريه لياخذ مكان احد اعضاء الفريق في حال حدوث طاري كمرض او غيره.
اجراءات المنع هي اجراء استباقيه تحتاج الى خبره عملية اكثر من الحسابات لانها تعمل على منع حدوث مشاكل قد يتوقع ان تحدث. من الممكن استخدم هذه الاجراءات ل:
- تستخدم اجراءت المنع عند حدوث شي غير متوقع anticipated او انحراف محتمل possible deviations عند قياس اداء المشروع حسب ما هو موجود في خط اساس المشروع.
- عملية اتخاذ اجراءت المنع لا تكون واضحه لاتخاذ اجراءت التصحيحه.
- تعديل المشروع adjusting لمنع حدوث نفس المشكله التي وقعت مرارا في الفتره الاخيره.
- تغيير موارد المشروع لان الموارد الاخيره المستخدمه فشلت في تحقيق نتائج المشروع
- الترتيب لبعض اعضاء الفريق للحصول على تدريب في مجالات معينه من المشروع لان لا يوجد احد لديه المهارات الضروريه لياخذ مكان احد اعضاء الفريق في حال حدوث طاري كمرض او غيره.
اصلاح الخلل defect repair
اصلاح الخلل هو طريقة ثانيه للقول " اعد العمل" rework . تستخدم هذه الطريقه عندما تكون مكونات المشروع لا توافق المواصفات المتفق عليها component of the project does not meet specification يجب عند اتخاذ اي اجراء لاصلاح الخلل ، العمل على مراجعته ومن ثم القبول او الرفض كجزء من perform integrated change control process الحاجه لاتخاذ هذا الاجراء قد تكتشف او تكون مخرج للعمليات التاليه:
- توجيه وادراة العمل في المشروع direct and manage project work
- المراقبة والتحكم بعمل المشروع monitor and control .
- فحص المجال validate scope
- مراقبة الجدول control schedule
- انجاز توكيد الجوده perform quality assurance
- مراقبة الجوده control quality
انجاز مراقبة تكامل المشروع perform integrated change control
التغيير قد يكون مطلوب في اي وقت في المشروع، ولكن يجب الانتباه هنا ان ليس جميع التغييرات المطلوبه يمكن تنفيذها في المشروع. جميع التغييرات يجب ان تراجع وتقيم review and evaluated، وبناء عليها يتم قبول او رفض هذا التغيير ويتم ذلك في هذه المرحلة perform integrated changes
التركيز الاساسي key focus لهذه العمليه هو البحث والمتابعه لكل تغير يحدث في المشروع impact of each change on all the project constraints
مثال: اي تغيير على المجال يحتاج الى تقييم assessed هل له اي تاثير على الجوده quality، المخاطر risk، الوقت time، التكلفه cost، موارد المشروع ، رضا العمليل customer satisfaction عند الحصول على الموافقه على التعديلات المطلوبة يجب التاكد من ان اعضاء الفريق يعملون بالتوافق مع:
- خطة ادارة تكامل المشروع integrated project management plane
- مستوى الانجاز لخط اساس performance measurement baseline
- وثائق المشروع project documents
ملاحظة : يمكن القيام باي تعديل على اي وثيقه او خطه للمشروع مادام انه لم تتم الموافقه الرسميه عليها (formal change request) . لذلك لا حاجه لاجراء عمليه انجاز مراقبة تكامل التغيير perform integrated change control ، لكن بمجرد الحصول على الموافقه الرسميه issue لاي وثيقة فهذا يعني ان اي تغيير يجب ان يتم من خلال عملية integrated change control
ملاحظة : عند طلب اي تغيير يجب معرفة ودراسة وتقييم التاثير الحاصل من هذا التغيير على المشروع (تكلفة المشروع project cost ، الجوده ،
المخاطر ، الموارد ، رضا العميل)
التغيير قد يكون له اثار سلبيه negative effects لذلك فان التغيير المتاخر حسب بعض الدرسات يكون مكلف اكثر ب 100 مره منه اذا كان في بداية
المشروع.
في حال كانت هناك تغييرات كبيره يصبح من الصعب على مدير المشروع تنسيق العمل لانه يصبح متغير باستمرار constantly shifting في مثل هذه
الحاله يجب على جميع اعضاء الفريق المساهمه لعمل وتقييم التغيير المطلوب
- خطة ادارة تكامل المشروع integrated project management plane
- مستوى الانجاز لخط اساس performance measurement baseline
- وثائق المشروع project documents
ملاحظة : عند طلب اي تغيير يجب معرفة ودراسة وتقييم التاثير الحاصل من هذا التغيير على المشروع (تكلفة المشروع project cost ، الجوده ،
المخاطر ، الموارد ، رضا العميل)
التغيير قد يكون له اثار سلبيه negative effects لذلك فان التغيير المتاخر حسب بعض الدرسات يكون مكلف اكثر ب 100 مره منه اذا كان في بداية
المشروع.
في حال كانت هناك تغييرات كبيره يصبح من الصعب على مدير المشروع تنسيق العمل لانه يصبح متغير باستمرار constantly shifting في مثل هذه
الحاله يجب على جميع اعضاء الفريق المساهمه لعمل وتقييم التغيير المطلوب
التغيير لا مفر inevitable في المشروع inevitable change is
يجب على مدير المشروع البحث عن جذور اساب التغيير والعمل على منعها قدر الامكان prevent the root cause of change whenever possible. وفي معظم الحالات فان اسباب المشاكل تكون لعدم التخطيط الصحيح للمشروع من البدايه. الحاجه الى التغيير هو مؤشر بان مدير المشروع لم يحدد متطلبات اصحاب المصالح بشكل كامل fully identify ولم يغطي هذه الاحتياجات uncover
يجب على مدير المشروع تخطيط ودراسة ومراقبة جميع الاحتمالات الممكنه all possible change
لضبط التغييرات يجب على مدير المشروع
- الحصول على المتطلبات كامله obtain comprehensive requirements قدر الامكان
- معرفة شامله لمخاطر المشروع ومحاولة اخذ وقت كافي للتخطيط لها.
- لديه القدره على معالجة ومراقبة التغيير have a process in place
- تتبع العمليات لمراقبة التغيير
- لديه نماذج templates في حال وجود حاجه لطلب التغيير.
المسؤليات والأدوار responsibilities roles
يجب تحديد المسؤليات والأدوار من البدايه بشكل واضح وصريح بحيث تكون القواعد والمسوليات واضحه عند الموافقه عليها
لجنة مراقبة التغيير change control board
لان التغيير يحتاج احيانا الى خبره قد لا تكون موجوده عند مدير المشروع ، ولانه في بعض الاحيان قد لا يكون لدي مديرالمشروع صلاحيات لعمل
التغيير والموافقه عليه، فانه من الافضل ان يكون هناك لجنة مسؤوله عن التغييرات تسمى لجنة مراقبة التغير وتكون مسؤله عن مراجعة وتحليل
طلبات التغير والموافقه عليها او رفضها .
لجنة مراقة التغير مسؤوله عن :
- الموافقات approves
- التاجيل postponed
- رفض او تغيير reject or change
- مدير المشروع
- العملاء
- الخبراء
- اصحاب المصلحه
- مدراء الوظائف functional manager
عملية اجراء التغيير process for making changes
ما هو الاجراء الافضل لعمل التغيير في حال طلب احد ما اجراء تغيير على مجال المشروع يمكن اتباع الخطوات التاليه للتغير
- تقييم الاثر evaluate the impact على جوانب المشروع ، مثال ذلك هذا التغيير يتطلب زياده 3 اسابيع بتكلفه 100.000 $ اضافية .
- تحديد الخيارات identify option : مثل ايقاف بعض النشاطات cutting other activities، ضغط الجدول الزمني compressing the schedule عن طريق التحطيم crashing ، التتبع السريع fast tracking
- الحصول على الموافقه الداخليه لبعض طلبات التغيير get the change request internally
- الحصول عى موافقع العملاء
اترك تعليقك