ادارة الوقت - Time Management - مراقبة الجدول control schedule
-
المراقبه تعني القياس وبالتالي هذه يعني قياس الاداء مع الخطه measure against the plan، مدير المشروع بحاجه لمراقبة المشروع بشكل دائم ومعرفة كيفية عمل مقارنه compared to the plan. لا يجب على مدير المشروع ان يمضى معظم وقته بحل المشاكل، لانه اذا كان التخطيط صحيح من البدايه فان معظم هذه المشاكل يجب ان تكون منعت اثناء عملية ادارة المخاطر risk management، وبالتالي فان وظيفة مدير المشروع هي القياس measuring مقارنه مع الخطط الموضوعه واتخاذ الاجراءات عند الحاجه لها لظبط المشروع.
تقع هذه العملية في :
مجموعة العمليه Process Group : المراقبه والتحكم monitoring & controlling
مساحة المعرفه Knowledge Area : ادارة الوقت Time Management
المدخلات والمخرجات والادوات
| Outputs | Tools and Techniques | Inputs |
| Work performance measurements | Performance reviews | Project management plan |
| Organizational process assets updates | Variance analysis | Project schedule |
| Change requests | Project management software | Work performance information |
| Project management plan updates | Resource leveling | Organizational process assets |
| Project document updates | What-if scenario analysis | |
| Adjusting leads and lags | ||
| Schedule compression | ||
| Scheduling tool |
المراقبه تعني القياس وهذا يعني يتم في هذه العملية قياس الاداء مع الخطه measure against the plan،
من الاشياء المهمه لمدير المشروع مراقبة المشروع بشكل دائم ومعرفة كيفية عمل مقارنه لوضع المشروع الحالي مع الخطط الموضوعه للمشروعه compared to the plan.
واكيد لا يجب على مدير المشروع ان يمضى معظم وقته بحل المشاكل، والسبب برجع للتخطيط حيث انه اذا كان التخطيط صحيح من البدايه فان معظم هذه المشاكل يجب ان تكون منعت اثناء عملية ادارة المخاطر risk management، وبناء عليه بتكون وظيفة مدير المشروع هي القياس measuring، مقارنه مع الخطط الموضوعه واتخاذ الاجراءات عند الحاجه لها لظبط المشروع.
من احد اسباب فشل المشاريع عدم الالتزام بالوقت المحدد للمشروع. لذا من المهم جدا لمدير المشروع التركز من بداية المشروع على القياس الصحيح لاتخاذ الاجرات المناسبه سواء التصحيح corrective او المنع preventive اثناء دورة حياة المشروع وذلك بهدف ابقاء المشروع على الخط المرسوم له في الخطه keep the project in line with plan
ايضا من الاشياء المهمه لمدير المشروع هي القدرة على الاستباقيه proactive يمعنى ان يكون مدير المشروع على استعداد لما قد يحدث مستقبلا في المشروع من اشياء قد تسبب تغيرات او تأثير على المشروع وبالتالي اخذ الاحتياطات اللازمه لضمان نجاح المشروع.
مثال ذلك اذا كان بقاء شخص في المشروع قد يسبب تغيرات كثيره، فانه يجب على مدير المشروع اتخاذ اجراء لمعالجه ذلك الوضع.
يجب على مدير المشروع في حال لم يتمكن من انهاء العمل حسب ما هو مرسوم ومخطط له العمل عل انهاء المشروع termination قبل ان يتم اضاعة اوقات الشركات.
من الامثله على النشاطات في عملية مراقبة الجدول:
- مراجعه بيانات اداء العمل الحالي current work performance data وبالتالي اعادة تقييم المكونات المتبقيه للمشروع remaining components
- مراجعة سلوك الاداء conduct performance عن طريق التحليل الرسمي formally analyzing لكيفة عمل المشروع
- اتمام عملية تحليل الاتجاهات trend analysis لاداء المشروع
- ضبط بعض الاجزاء المستقبليه في المشروع في حال حدوث تاخير adjust future parts of the project to deal with delays
- ضبط القياسات التي لا تعطي مدير المشروع معلومات كافيه حول المشروع.
- عمل تقارير عند الحاجه لمعرفة المعلومات الضروريه للمراقبه والاداره information necessary to control and manage the project
- تحديد الحاجه للتغير بحيث تحتوي اجرات التصحيح والمنع corrective and preventive action
من الاشياء التي قد تتبع لمراقبة الجدول عندما يكون المشروع يستخدم تغيير النهج القائم change driven approach
- عمل مقارنه بين العمل المنجز فعليا مع العمل المتوقع انجازه
- تجميع ورصد الدروس المستفاده lessons learned من اجل تحسين العمليات.
- إعادة ترتيب الأولويات المتراكمة re prioritizing the backlog للعمل
- تحديد وادارة التغييرات التي قد تنشا.
اعادة التقدير re estimating
يجب على مدير المشروع العمل على التاكد من ان المشروع يحقق الاهداف الموضوعه له حسب ما هو مخطط له وما هو مقدر. ومن الممارسات الطبيعه والقياسيه standard practice اعادة التقدير لما تبقى من المشروع entire remaining على الاقل مره واحده اثناء دورة حياة المشروع للتاكد ان المشروع يسير بالمسار الصحيح وسيتم الانتهاء منه حسب التاريخ المحدد. بحيث يتم اعادة تقدير الميزانيه والاهداف الاخرى للمشروع وضبط المشروع باكبر قدر ممكن.
ملخض لادارة الوقت
تعريف النشاطات :
- قائمة النشاطات Activity List
- خصائص النشاطات Activity Attributes
- قائمة المهام Milestone List
تتابع او تسلسل النشاطات Sequence Activities
- مخططات جدول الشبكه Schedule Network Diagrams
تقدير موارد النشاطات Estimate Activity Resources
- تحديد متطلبات موارد النشاطات Activity Resource Requirement
تقدير فترات النشاطات Estimate Activity Duration
- تقدير الفترات للنشاطات activity duration estimate
تطوير الجدول Develop Schedule
- خط اساس جدول المشروع Project Schedule Baseline
مراقبة الجدول control schedule
- قياس الاداء Performance measurement
- التوصيه باجراءات تصحيحه recommanded corrective action
- طلبات التغيير request change
اترك تعليقك