ادارة التكامل 2 Integration management - تطوير خطة ادارة المشروع Develop Project Management Plan

-

بنكمل في هذا المقال عن ادارة التكامل Integration management وبنحكي عن تطوير خطة ادارة المشروع Develop Project Management Plan حيث انه من الاشياء المهمه لمدير المشروع هو عمل تخطيط جيد للمشروع قبل البدء بعمل اي شي في المشروع. 

تطوير خطة ادارة المشروع develop project management plan

يتم تطوير هذه الخطه في مرحلة Planning في Process group.

يجب على مدير المشروع عمل تخطيط جيد للمشروع قبل البدء بالعمل في المشروع ( يعتبر التخطيط الغير جيد للمشروع احد اهم اسباب فشل المشاريع) 

تمام اول مرحلة هي ادارة الخطط  management plans 

يجب على مدير المشروع اولا اعداد وثيقة لخطة الادارة management plans documents وهذه الخطه هي عبارة عن الاستراتيجيه المتبعه لادارة وتخطيط المشروع والعمليات process المتعلقه ب مساحات المعرفه knowledge area مثل المجال scope، الموارد Resources، الجوده Quality، التكلفه Cost، الجدول الزمني schedule ، الاتصالات Communication، المخاطر Risks، المشتريات Purchasing، ادارة اصحاب المصالح Stakeholders،
هذه الخطه هي خطه عامه لجميع الخطط الأخرى للمشروع.
هذه الخطه اكيد ما بتكفي لادارة المشروع ولا تغني عن باقي خطط المشروع.
هذه يعني انه لا بد من وجود خطه ادارة management plan ، لكل مساحه من مساحات المعرفة knowledge area وهذه الخطط هي جوهر essence العمليات process ، الاجراءات procedures ، الاشياء العمليه practices ، المقاييس standards ، القياسات metrics التي نحتاجها لنجاح المشروع والقيام بالمهام الملطلوبة للتأكد من النتائج المرجوه في المشروع. 

من الاشياء المهمه عند البدء بعملية انشاء وثيقة تخطيط ادارة المشروع يجب التفكير ببعض النقاط المهمه ومن اهمها : 
كيف يمكن عمل التالي 
التعريف( define)، التخطيط (plan)، الادارة والتنفيذ (execute) ، التحكم ومراقبة مجال العمل control scope (في  الجدول الزمني schedule ، التكلفه cost، الجوده quality، ....) للمشروع 
من المهم ايضا هنا التفكير بالاشخاص المعنين بالمشروع وكيفية ادارتهم ايضا
هذا الجهد يجب ان يكون بالتفصيل ويغطي جوانب عمليات ادارة المشروع. 

خطة الادارة يجب ان تكون وحيده unique للمشروع. 

شكل ومستوى التفصيل format and level of details لخطة الادارة  يجب ان تكون معموله customized لتناسب احتياجات المشروع ويجب الاهتمام بالنقاط التاليه عند عمل خطة ادارة المشروع 
  • كيف يمكن تحديد والتاكد من ان التكلفه cost محدده ومقدره
  • من هم المعنين بالمشاركه في تقدير التكلفه involved investigating 
  • ما هي الطرق المستخدمه لتقدير التكلفه
  • ما هي المعلومات التاريخيه ، العمليات ، متطلبات المؤسسه، التي نحتاجها.
  • ما هي الادوات والتقنيات المستخدمه
  • ماهي درجة الدقه المطلوبه accuracy is appropriate 
  • كيف يتم تزويد المشروع بالنقود funding والتكلفه، لبدء وضع الميزانيه . 
  • ما هي البيانات data ، المقاييس metrics ، وحدات القياس المطلوبه لتخطيط التكلفه measurements do we need for planning cost 
جزء التنفيذ في الخطه  executing portion يركز على العمليات والاجراءات لبدء تنفيذ العمل (doing the work). ولكن مع ملاحظة ان بعض مساحات المعرفه knowledge areas مثل ادار التكلفه cost management لا يمكن فصلها عن عمليات التنفيذ ، ولا تملك عمليات تنفيذ مستقله.
في مثل هذه الحالات فان معلومات اداء العمل work performance data المتعلقه بمساحات المعرفه لاتزال بحاجه الى تجميع اثناء مرحلة التنفيذ والتخطيط. 

مكونات التنفيذ executing component لخطة ادارة التكلفه تجيب على بعض الاسئله مثل: 
  • ما هي البيانات الخاصة بالتكلفه التي نحتاجها.
  • من هو المسؤول عن تجميع البيانات التي نحتاجها. 
  • اين يمكن ايجاد المواد الخام raw data التي تستخدم لاحقا في المراقبة والتحكم. 
مكونات التحكم في الخطه تعرف العمليات والاجراءات المتبعه لكيفية تقسيم تكلفة البيانات cost data، تقييم الفرق assess variance ، تصعيد التغييرات escalate changes، انشاء وتحليل التوقعات . 
يجب عمل توثيق للادله guidelines لتقييم evaluating وعمل مقارنه بين التكلفه الحقيقيه للقياس metrics والاشياء القياسيه والعمليات في الخطه. 
مكونات المراقبة control components توثق كيفية الاختلاف variances الموجود وما هي الاختلافات المقبوله variances acceptable ، وكيفية معالجة الاختلافات التي تحتاج الى تغيير.
انشاء خطة الادارة management plan هي جزء مدموج integrate في وظيفة مدير المشروع. 
كل جزء من مساحات المعرفة يجب ان يكون له خطة ادارة مستقله حيث تحتوي بشكل عام على الخطط التاليه
  • خطة ادارة التغيير change management plan
  • خطة ادارة الاعدادات configuration management plan
  • خطة ادارة المتطلبات requirement management plan 
  • خطة تحسن العمليات process improvement plan 
خطة ادارة المشروع project management plan
في هذه الخطة يتم تجميع الاجزاء المنفرده individual مع بعض للحصول على خطة كاملة متماسكه.
من الاشياء المهمه والضرورية في خطة ادارة المشروع ان يوجد بها خط اساس المشروع baseline for the project 
خطة ادارة المشروع كل لا يتجزاء integration function
وثيقة خطة المشروع هي عبارة عن مجموعه من الخطط و baseline 

تحتوي خطة ادارة المشروع على : 
  • عمليات ادارة المشروع التي تسخدم في المشروع project management process . يجب على مدير المشروع تحديد ما هي العمليات التي يحتاجها وليس بالضروره استخدام كل العمليات الموجوده في دليل PMBOK 
  • المجال Scope، الجدول Schedule، خط اساس التكلفه cost baseline حيث يستخدم لعمل مقارنه بين اداء المشروع الفعلي actual performance  مع الاداء المخطط له planned performance 
  • خطة ادارة مساحات المعرفة knowledge area : تعتبر هذه خطه ادارة المجال schedule ، التكلفه Cost، الجوده Quality، الموارد البشريه Human resources، الاتصالات Communication، المخاطر Risk، المشتريات procurement، ادارة اصحاب المصالح وتحليلها stakeholder management، ووضع الاولويات Analyze prioritize، التقييم evaluate، الادارة ومن ثم مراقبة المشروع. 

خطة ادارة التغيير change management plan
هذه الخطة لادارة التغييرات وعمليات التغيير في المشروع. 

خطة ادارة الاعدادات configuration management plan
هذه الخطه لادارة وتوثيق التغييرات الخاصه بمخرجات deliverables المشروع والعمليات الخاصه بالمشروع. 

خطة تطوير عمليات المشروع  process improvement plan
هذه الخطة لتعريف كيف تقوم العمليات التي تسخدم في المشروع بعمل او انجاز الانشطه project management activities ، والتي تعمل على التقييم evaluated والتحسين improved 
خطة ادارة المشروع تحتوي على المجال Scope، الجدول الزمني  schedule ، التكلفه cost baseline . 
مدير المشروع يقوم عادتا بعمل التقارير حول اداء المشروع. 
خط اساس المشروع ( baseline) يتم انشاءه في مرحلة التخطيط during planning حيث يجب ان يكون هناك سجلات لكيفية عمل تخطيط للمشروع من حيث (الجدول الزمني schedule ، الميزانيه budget، المجال Scope، اداء التكلفه cost performance)

مكونات خط اساس المشروع  element of baseline 

  • المجال scope baseline:  يتكون من project scope statement ،work breakdown structure (WBS)، قاموس dictionary WBS 
  • schedule Baseline : الجدول الزمني المتفق عليه agreed-upon schedule ، بحيث يحتوي على تاريخ اليدايه والنهايه لكل نشاط . 
  • cost baseline : الميزانيه لكل مرحلة من مراحل المشروع the time-phased cost budget 
تسمى ايضا خط اساس مستوى القياس performance measurement baseline 

ماذا يعني مصطلح baseline لمدير المشروع واعضاء الفريق

يجب ان يكون لدى مدير المشروع القدرة الجليه clearly ، الكامله completely، الواقعيه realistically ، لتعريف المجال scope ، الجدول الزمني schedule ، الميزانيه cost budget وذلك لعمل خط اساس المشروع. 
قياس اداء مدير المشروع يعتمد على خط اساس المشروع 

من مهام مدير المشروع البحث عن وجود اي انحرافات deviations ، اثناء بداية العمل على المشروع، وفي حال حدوث اي انحراف او اكتشافه فعلى مدير المشروع العمل على اجراء تحسينات وتعديلات adjustment على المشروع للعمل على حل المشكله. 
هذه التعديلات تحتاج الى اجراء طلبات تغير submitting change request  للعمل على أتخاذ اجراء تصحيح او منع corrective or preventive الامر الذي بترتب عليه اجراء التعديلات اي العمل على اصلاح الخلل مع مراعاة ان خط اساس العمل لا يتغيير.

في حال كان التغيير المقترح لا يقوم بحل المشكله الحاصله، في مثل هذه الحاله فان التغير على خط اساس العمل قد يكون ضروري. الجزء الاكبرفي عملية مراقبة المشروع العمل على التاكد من ان خط اساس العمل قد تحقق baseline achieved، الامر الذي يعني ان اصحاب المصلحه والمالكين sponsor and organization قد حصلو بالفعل على فوائد المشروع بشكل كامل complete benefits of the project. 

من مهام مدير المشروع ليس فقط القدره على التخطيط للمشروع ولكن ايضا القدره على التحكم بالمشروع وانهاء المشروع في الوقت المحدد كما هو مخطط له. 

خط اساس المشروع يمكن ان يتغير ولكن هذا التغيير ليس بالامر السهل، هذا التغيير يجب ان يكون بناء على طلب رسمي اثناء مرحلة التفيذ والمراقبة والتحكم. حيث يجب ان يتم تقيم هذا الطلب والموافقه عليه evaluated and approved في مرحلة perform integrated change control process 
ان التغيير على خط اساس المشروع هو موضوع في غاية الاهميه ، لان التقييم على خط اساس المشروع يجب ان يكون موثق لمعرفة اين ولماذا التغيير حصل. 
حدوث الانحراف deviations في خط الاساس عادتا ما يكون بسبب عدم تعريف المخاطر بشكل جيد  incomplete risk identification & risk management 
افضل حل في حال حدوث انحراف عن خط الاساس baseline هو مراجعة خطة اداة المخاطر . 

خطة ادارة المتطلبات  requirement management plane

جزء من عمليات ادارة المجال scope management process تعريف وتخطيط احتياجات اصحاب المصالح Stakeholder needs، رغباتهم wants، توقعاتهم expectations، والافتراضات assumptions لتحديد متطلبات المشروع. 
خطة ادارة متطلبات المشروع تعمل على وصف كيف يمكن تحديد وتحليل وتقييم ووضع الاولويات ومن ثم توثيق المتطلبات. كذلك كيف يتم ادارة هذه المتطلبات والتحكم بها خلال المشروع.

خطة ادارة التغييرات change management plan

التحكم في خط اساس المشروع وادارة خطة المشروع هو جزء مهم لمدير المشروع،  الامر الذي يحتاجه مدير المشروع للتفكير بشكل متقدم اين يحصل التغيير وما هي الاثار السلبيه negative effects للتغير في المشروع. 
كمدير المشروع يجب العمل على منع حدوث التغييرات الغير ضروريه او على الاقل تقليلها.
ولان التغييرات تكون مكلفه في حال حدوثها خاصه اذا كانت في مراحل متقدمه فعليه فان خطة ادارة التغيير تصف كيف يمكن مراقبة وادارة التغييرات وتحتوي على 
  • ضبط اجراءات التغيير change control procedure ( كيف ومن how and who).
  • موافقة من اشخاص مخولوين بمستوى معين للتغيير the approval level for authorization 
  • انشاء مجلس مراقبة التغيير change control board للموافقه على التغيير ، كذلك تحديد القواعد والمسوليات لهؤلاء الاشخاص. 
  • خطة خارجيه outlining للتغيير كيف يمكن ادارتها والتحكم بها
  • من هم الاشخاص المعنين بحضور الاجتماعات للتغير attend meetings 
  • ما هي الادوات organizational tools المستخدمه في تتبع  track ومراقبة التغيير 
  • عمل تقارير حول نتائج outcome طلبات التغيير change request
  • عمليات ادارة التغيير الطارئية the emergency change request

نظام مراقبة التغيير change control system 

معظم المؤسسات تحتوى على نظام مراقبة التغيير الذي هو جزء من PMIS 
هذا النظام يحتوي على 
  • نماذج قياسيه standardized forms 
  • نماذج التقارير  reports forms 
  •  نماذج العمليات process forms 
  • نماذج الاجراءات procedures forms 
برمجبات متابعة والتحكم بالتغييرات software to track and control changes وهو جزء من العمليات البيئة المؤثره

خطة ادارة الاعدادات configuration management plane

اثناء عمل المشروع والتغييرات التي تحصل على المشروع، وتوثيق جميع هذه الاشياء من المهم عمل وثيقة من اجل التاكد ان جميع الاشخاص على علم ومعرفة بنسخة العمل الحاليه لمجال المشروع، الجدول الزمني، مكونات المشروع الاخرى Version of the scope, schedule, and other component of the project management plane 
وهذا هو الهدف من خطة configuration 

حيث تعمل على تعريف كيف يمكن ادارة التغيير لمخرجات المشروع ، والعمليات ونتائج التوثيق resulting documentation بحيث تحتوي على الادوات للمنظمه والتي تستخدم في هذا الجهد. 

نظام ادارة الاعدادات configuration management system

تماما كما هو configuration management plane  هو جزء من PMIS بحيث تحتوي على الادوات ، الاجراءات ، العمليات التي تستخدم لمراقبة ومتابعة التقييم الحاصل على وثائق المشروع. 

خطة تحسن العمليات process improvement plan

جزء من التخطيط ضرورة لتحديد العمليات الموجوده existing process وقد تحتاج احيانا الى انشاء بعض العمليات الجديده. ايضا في بعض الاحيان هناك حاجه لبعض الجهود effort لتحسين هذه العمليات اثناء عمل المشروع. 
التركيز على تحسن العمليات هو امر في غاية الاهميه لان العمليات الجيده تساعد الفريق على انهاء المشروع بسرعه اكبر work faster، ارخص cheaper، جوده اعلى higher quality . 

تجميع خطط ادارة المشروع putting the project management plan together

خطة ادارة المشروع تحتوي على خطط فردية individual management plan ،لادارة المجال Scope، الجدول الزمني schedule، خط اساس التكلفه cost baseline. حيث يتم انشائها بعد انتهاء الانشطة الموضوعه في التخطيط. بمجرد الانتهاء من خطة ادارة المشروع ياتي دور اصحاب المصلحه او المالك لاعتماد ذلك review and approve it 
بعد الموافقه علي خطه ادارة المشروع والاعتماد الرسمي تبدا تطوير عمليات ادارة المشروع والتي هي نتيجة لخطة ادارة المشروع
بمعني اخر ان خطة ادارة المشروع يجب ان يكون موافق عليها من قبل جميع الاشيخاص المشاركين في المشروع.
يجب ان يكون هناك موافقه رسميه formal approved لخطة ادارة المشروع. 
يجب ان يكون جميع الاشخاص في المشروع على يقيين بامكانية تنفيذ المشروع بناء على الخطه الموضعه له 

بمجرد انتهاء خطة ادارة المشروع، فان مدير المشروع يستخدم هذه الخطه كاداه للمساعده في ادارة المشروع بشكل يومي. 
يجب ان تصمم خطة ادارة المشروع بشكل كامل قدر الامكان قبل البدء بالتنفيذ. 

الاجراءات التي تتطلبها انشاء خطة ادارة المشروع 

  • تحديد الطريقة methodology لانشاء الخطه
  • وضع خطة للاتصالات ونماج للتقارير  ( reporting format).
  • موافقه على تقارير العمليات process to report، التحكم control ، دمج التغييرات incorporate change 
  • التاكد من ان الطريقة والعمليات approach process متسقة مع PMO ، وخطة ادارة البرنامج program management plan اذا كان المشروع جزء من برنامج
  • تحليل احتياجات اصحاب المصلحه needs رغباتهم wants توقعاتهم expectations الافتراضات assumptions 
  • تحديد متطلبات المشروع بشكل كامل قدر الامكان capture the project requirement 
  • تحليل المهارات والمعرفه skills and knowledge لجميع اصحاب المصلحه، وتحديد كيف يمكن استخدام ذلك في المشروع. 
  • مقابلة اصحاب المصالح لمعرفة وتعريف شروطهم وقواعدهم حول المشرع roles on the project 
  • العمل مع الفريق لتقدير المشروع estimate the project 
  • مقابلة مع مدراء الموارد resource manager للحصول عىل افضل الموارد الممكنه
  • اعطاء اعضاءالفريق فرصه للموافقه على الجدول الزمني النهائي final schedule التي تحول نشاطات الفريق team activity الى calendar schedule 
  • الحصول على الموافقه من قبل مدراء الموارد حول الجدول schedule ومتى تستخدم الموارد المتعلقه به. 
  • العمل من خلال تكرار الخطه update the work breakdown structure after you complete risk analysis 
  • انشاء الوثائق الضروريه للمشروع 
  • استخدام احتياط المخاطر risk reserves لجدولة المشروع والميزانيه
  • البحث عن اي تاثيرات للمشروع الحالي من مشاريع اخرى 
  • عمل اجتماعات وعروض presentation لاختيار اصحاب المصالح بضرورة معرفة في حال وجود اي متطلبات او قيود موجوده في وثيقة ميلاد المشروع والتي لا يمكن تحقيقها can not be meet 
  • عمل ضغط للجدول الزمني perform schedule compression 
يجب عند عمل خطة ادارة المشروع التفكير بالتسيهلات facilitation المقابلات لاغراض التوقيع sign- offs، الترابط بين المشارع الاخرى interaction، نتائج التعارض conflict resolution، التفاوض negotiations، ضغط الجدول الزمني schedule compression، المشاكل juggling ، البدايه  begging ، وغبرها من الامور التي نحتاجها اثناء عمل الخطه. 

وثائق المشروع project documents 

مصطلح وثائق المشروع  يشير الى اي وثائق لها علاقه بالمشروع ولا توجد كجزء من خطة ادارة المشروع، حيث يوجد الكثير من الوثائق في المشروع. ومن هذه الوثائق 
  • وثيقة ميلاد المشروع project charter 
  • جملة عمل statement of work
  • الوثائق الخاصه بالمشتريات procurement and contract 
  • الموافقات والعقود agreement and contract 
  • سجلات اصحاب المصالح stakeholder register 
  • توثيق احتياجات المشروع requirement register
  • قائمة النشاطات activity list 
  • قياسات الجوده quality metrics
  • سجل المخاطر risk register
  • سجل القضايا issue log
  • سجل التغييرات change log
بمجرد الموافقه على خطة ادارة  المشروع  من قبل اصحاب العمل او المالك sponsor فان معظم وثائق المشروع باستثناء بعضها (مثل وثيقة ميلاد المشروع project charter ، الاتفاقيات agreement، جمل العمل statement of work، العقود) يتم انشاءها من قبل مدير المشروع لاستخدامها لاحقا في المشروع وعادتا لا يتم عرضها او طلب الموافقه عليها من قبل المالك sponsor.

تحديث وثائق المشروع اثناء عمل المشروع امر مهم ولا بد ان يحدث بشكل متكرر iterative وهو امر في غاية الاهميه. 
وثائق المشروع هي مخرجات للعديد من عمليات ادارة المشروع. 

الموافقه على خطة ادارة المشروع project management plane approval 
 
الموافقه الرسميه formal – approval تعني التوقيع sign-off من اصحاب المشروع على المشروع والبدء في العمل. بعد ان يقوم مدير المشروع بعمل خطة لادارة المشروع بشكل جيد ويتم تحديد جميع اصحاب المصالح مع متطلباتهم واهدافهم، حيث تحتوي  الطريقة الانسب لتشغيل المشروع appropriate project ومجال المنتج product scope مع وجود خطه للتعامل مع التعارض الي سيحصل وترتيبها حسب الاولويات dealt with conflict priorities in advanced هذا الامر يجعل الحصول على موافقه رسميه لهذه الخطه سيكون اقل صعوبه less difficult 

اجتماع الضربة النهايه kick off meeting

قبل انهاء خطة ادارة المشروع وقبل البدء بتنفيذ المشروع يجب عمل اجتماع kick off. هذا الاجتماع هو المفاتيح الاساسيه key parties للمساهمين في المشروع حيث يتحتوي على ( الادارة العليا senior management ، اعضاء الفريق project team، البائعين seller، العملاء customers، مدراء الوظائف functional manager،  المالك sponsor) 
الهدف من هذا الاجتماع هو اعلان announce بداية المشروع وكذلك التاكد ان جميع الاشخاص على علم  familiar بتفاصيل المشروع.  بكلمات اخرى هدف الاجتماع التاكد من ان جميع الاشخاص في نفس الصفحه on the same page 
للتاكد من ان جميع الاشخاص مشاركين وفاهمين في المشروع يمكن عمل مراجعه review  لبعض النقاط project milestones ، مخاطر المشروع، خطة ادارة الاتصالات ، جدول الاجتماعات meetings schedule .