ادارة الوقت - مقدمه Time Management
-
من مسؤليات مدير المشروع المهمه مراقبة وقت نهاية المشروع بهدف التأكد من انجاز العمل ضمن الوقت المحدد لنهاية المشروع. والعمل على ايجاد خيارات لانجاز العمل ضمن هذا الوقت.
لادارة الوقت بشكل جيد لا بد من فهم ومعرفة كيفية ادارة الجدول الزمني للمشروع ومعرفة طرق عمل ذلك.
يمكن تقسم عملية ادارة وقت المشرو ع الى مجوعه من العمليات كالتالي:
| عملية ادارة الوقت Time Management Process | تتم اثناء Done During |
| ادارة خطة الجدول Plan Schedule Management | مجموعة عمليات التخطيط Plan Process Group |
| تعريف النشاطات Define Activities | مجموعة عمليات التخطيط Plan Process Group |
| تسلسل النشاطات Sequence Activities | مجموعة عمليات التخطيط Plan Process Group |
| تقدير موارد النشاطات Estimate Activity Resources | مجموعة عمليات التخطيط Plan Process Group |
| تقدير مدة النشاطات Estimate Activity Duration | مجموعة عمليات التخطيط Plan Process Group |
| تطوير الجدول الزمني Develop Schedule | مجموعة عمليات التخطيط Plan Process Group |
| مراقبة وضبط الجدول الزمني Control Schedule | مجموعة عمليات المراقبة والتحكم Monitoring and controlling |
شو هي خطة ادارة الجدول الزمني Plan Schedule Management
تقع هذه العملية في :
مجموعة العمليه Process Group : التخطيط Planning
مساحة المعرفه Knowledge Area: ادارة الوقت Time Management
خطة ادارة الجدول الزمني هي عبارة عن وثيقة او مجموعة وثائق لكيفية عمل كل من : التخطيط Plan، ادارة Manage، مراقبة Control الجدول
الزمني للمشروع Project Schedule.
من الاشياء المهمه التي يجب العمل عليها في هذه الخطه:
- تحديد من هم المعنين بالمشروع.
- ما هي الطرق المناسبة لعمل المشروع approach.
- ما هي العمليات والاجراءات المتبعه لعمل الجدول الزمني processes and procedures will we use to create the schedule
هذه العمليات والاجراءات المستخدمه تكون موثقه كجزء من اصول العمليه التنظيميه ORGANIZATIONAL PROCESS ASSETS
قد يكون هناك ايضا عوامل بيئه مؤئره enterprise environmental factors (مثل هل يوجد نظام authorization system فعال في المشروع يمكن
استخدامه). هل هناك اي انظمه software تستخدم لعمل الجدوله. اذا كان لا يوجد مثل هذه الانظمه هل العمل في المشروع يحتوي انشاء مثل
هذه الانظمه.
ماذا نحتاج لادارة الجدول الزمني :
- خط اساس العمل scope baseline
- اصول العمليه التنظيميه organizational process assets
- العوامل البيئة المؤثره enterprise environmental factors
- استخدام حكم الخبراء expert judgment (الشخص المعني وغيره من الخبراء)
- تقنيات تحليل مختلفه في التخطيط planning للوصول الى الجدول النهائي
- عمل اجتماعات مع المالكين sponsor ، اعضاء الفريق team members ، غيرهم من اصحاب المصالح other stakeholders للتخطيط للجدول الزمني
ماذا تحتوي خطة ادارة الجدول الزمني schedule management plan
تحتوي هذه الخطه على :
- الطرق والمنهجيات methodology والبرمجيات software المستخدمه في المشروع.
- قواعد عامه لكيفية تقدير االحاله estimates should be stated، مثل ذلك يجب ان يكون التقدير بالساعه، اليوم، الاسابيع
- قد يكون التقدير يحتوي على تقدير الجهد effort مثال ( كم كميه العمل المطلوبه لانجاز المهمه: 12 ساعه)، وتقدير المده duration (مثال : كم كميه مدة العمل المطلوبه لانجاز العمل : 15 يوم)
- تحديد مقاييس الاداء performance measures التي ستستخدم في المشروع لمعرفة الاختلاف من البدايه identify variances
- تحديد ما هي الاختلافات المقبوله في المشروع acceptable variance
- تخطيط لكيفية تعريف وادارة جدولة الاختلافات
- تحديد اجراءات مراقبة تغيير الجدوله.
- تحديد نماذج لاعادة الاستخدام. reporting formats to be used
المخرج الاساسي لهذه العمليه هو خطة ادارة الجدول الزمني schedule management plan
خطة ادارة الجدول الزمني قد تكون بشكل رسمي او غير رسمي، وهي جزء من خطة ادارة المشروع. تساعد على جعل عملية تقدير الجدول الزمني اسرع عن طريق تزويد guidelines لكيفية عمل التقدير (e.g, hours, days, weeks) )وما هو المجال للتقدير.
خطة ادارة الجدول الزمني تساعد في تحديد اناع التقارير المطلوبه في المشروع والمتعلقه بالجدول الزمني
اثناء عملية المراقبه والتحكم controlling and monitoring فان خطة ادارة الجدول الزمني تساعد في معرفة التباين variance بحيث يكون ضمن الحدود المسموح بها او تجاوز الحد. وكيفيه عمل تحديث على الجدول الزمني الامر الذي سينعكس على تقدم المشروع وحالة المشروع status
عملية تعريف النشاطات define activities
تقع هذه العملية في :
مجموعة العمليه Process Group : التخطيط Planning
مساحة المعرفه Knowledge Area: ادارة الوقت Time Management
عملية تعريف النشاطات هي عمليه تحليل decomposing ل work packages الموجوده في WBS الى نشاطات activities مطلوبه للوصول الى المنتج النهائي work package deliverables وتحقيق اهداف المشروع achieve the project objectives
يجب ان تكون النشاطات ضمن مستوى كافي لعمل كل من : التقدير estimate، الجدوله schedule ، المراقبه Monitor ، التحكم control .
يتم بعد ذلك عمل عمل تسلسل لهذه النشاطات في العمليه القادمه.
عمليه التحليل decomposing للانشطة
اذا كانت عمليه التحليل decomposing تتم للعمل للوصول الى work packages فان هذه العمليه تتم ضمن scope management في انشاء WBS
اذا كانت عمليه التحليل تتم ل work package لتحويلها الى نشاطات activities مطلوبه لانجاز المهمه فان هذه العمليه تتم ضمن time management ضمن عمليه تعريف النشاط
ما هي الاشياء المطلوبه لتعريف النشاط:
- خطه ادارة الجدول الزمني schedule management plan
- خط اساس المجال scope baseline (scope statment, WBS, WBS Dictionry)
- اصول العمليه التنظيميه organizational process assets بحيث تحتوي على النماذج templates المعلومات التاريخيه historical information such as activity lists from other similar projects. ، معايير standards مثل( طرق عمل الجدوله scheduling methodology) ،
- مشاركة اعضاء الفريق في تعريف النشاطات الامر الذي يساعد في تعريف نشاطات كامله واكثر دقه. وبناء عليه سهوله في معرفة التقدير estimates
تخطيط الموجه المتحركه rolling wave planning
تستخدم هذه الطريقة عند وجود بعض التفاصيل الغير واضحه unknown componenet to adequately break down the schedule, بحيث من الصعوبة الوصول الى وضع خطه لهذه التفاصيل حاليا. فيتم بدل من ذلك وضع تفاصيل في اصغر المستويات plan to the lowest details لهذه المتحويات بدل من وضع خطه على مستوى اعلى higher level ومن ثم الانتظار الى ان يبدا العمل على المشروع بحيث تصبح المكونات واضحه وبعدها يمكن عمل خطة بالتفاصيل لها.
تعتمد هذه الطريقه على التدرج progressive elaboration .
في هذه الطريقه فان نشاطات الخطه تحتاج الى اداره فقط عند بدء المرحله في دورة حياة المشروع
عند الانتهاء فان نتيجة عملية تعريف النشاطات define activities process result تكون على شكل قائمة نشاطات activity list
والتي تحتوي على جميع النشاطات المطلوبة لاكمال العمل على المشروع all activities required to complete the project ويجب توثيق تفاصيل هذه النشاطات
عملية تعريف الانشطه تحتوي على تحديد ما هي المعالم milestones لاستخدامها في المشروع.
المعالم milestones
هي احداث مهمه significant event في المشروع. وهي ليست انشطه not work activities. وليس لها مده زمنيه have no duration
مثال: من المعالم اكمال التصميم completed design، حيث ممكن ان يكون هناك نتائج معينه certain deliverable يجيب ان تتم للعميل خلال تاريخ معين او قد تكون المعالم عباره عن نقاط تفتيش checkpoint تطلبها الشركه.
صاحب العمل قد يفرض millstone
يمكن ان يوضع ملخص عن هذه المعالم داخل وثيقة ميلاد المشروع project charter
يمكن لمدير المشروع اضافة بعض المعالم الاخرى اثناء sequence activities او اثناء عملية تطوير الجدول. كنقطة تفتيش للمساعدة في المزيد من التحكم للمشروع
اذا تم الوصول الى نقطة التفتيش في الجدول الزمني ويوجد اي عمل لم ينجز حسب الخطه planned work has not been completed فهذا مؤشر على وجود مشكله في تقدم المشروع حسب الخطه.
تصبح المعالم millstone جزء من وثائق نطاق المشروع project scope documents التي تدعم جدول المشروع project schedule وتدعم خط اساس المشروع baseline
امثلة على المعالم milestones
مثال 2:
شو هي سمات النشاط Activity Attributes
الانشطة تحتوي على معرف النشاط identifier، كود النشاط codes، وصف النشاط description، النشاط السابق predecessor، النشاط اللاحق successor، العلاقات الداخليه logical relationship، التقدم والتاخر leads and lags، متطلبات الموارد resource Requirement، البيانات المفروضه imposed Data، القيود constraints ، الافتراضات assumption
اترك تعليقك