ادارة التكامل 1 Integration management - تطوير وثيقة ميلاد المشروع Devlop Project Charter

ادارة المشاريع - PMP

بنحكي في هذا المقال عن ادارة التكامل Integration management والمقصود بادارة التكامل هو تجميع جميع اجزاء المشروع مع بعض من اجل الوصول الى النتائج المطلوبه. يعتبر هذا الامر من ادوار مدير المشروع الرئيسيه. ودور صاحب المشروع Sponsor هو حماية المشروع من التغيير او خسارة الموارد Resources ودور مدير المشروع هو تجميع جميع اجزاء المشروع مع بعض الامر الذي سينعكس ايجابا على المشروع من حيث السرعه Time، التكلفه Cost، استخدام اقل للموراد Resources حتى يتحقق هدف المشروع. 

الصورة التالية توضح العلاقة بين knowledge area و process group

من امثلة التكامل integration

في حال تم تغيير على موارد المشروع Resources بإضافة موارد جديده ، الامر الي بترتب عليه زياده في التكلفه وممكن يتغيير بناء على ذلك الجدول الزمني Schedule ، في مثل هذه الحالة يجب على مدير المشروع ضبط التغييرات الحاصله، ويتم ذلك من خلال اجراء تكامل المشروع high – level work a project manager need

العمليات في هذه المرحلة هي 
  • تطوير وثيقة ميلاد المشروع Devlop Project Charter
  • تطوير خطة ادارة المشروع Develop Project Management Plan
  • ادارة وتوجيه العمل في المشروع direct and mange project work
  • المراقبة والتحكم للعمل في المشروع Control and monitoring 
  • اتمام العمل ومراقبة تكامل المشروع perform integrated change control 
  • اغلاق المشروع او اغلاق مراحل المشروع. Close Project 

إدارة التكامل هي الدور الأساسي لمدير المشروع

التكامل integration هي knowledge area الوحيده الموجوده في جميع عمليات المجموعات

الصورة التالية توضح معنى هذا الحكي:

لاحظ انو Integration موجوده في جميع العمليات.

تمام نحكي الان عن العمليات الموجوده في هذه المرحلة

تطوير وثيقة ميلاد المشروع develop project charter 

الجزء الاول من عملية  تكامل المشروع integration هو تطوير وثيقة ميلاد المشروع project charter

ماذا تحتوي وثيقة ميلاد المشروع what is include in a project charter
الهدف من وثيقة ميلاد المشروع هو تخطيط  المشروع بمستوى عالي بحيث يمكن معرفة هل المشروع ضمن القيود الموجوده او لا. مع ملاحظة انه لا يمكن البدء في تفاصيل التخطيط حتى يتم التوقيع على وثيقة ميلاد المشروع بشكل رسمي. حيث انه في بداية المشروع initiating تكون هناك لقاءات مع اصحاب المصلحه بحيث يتم تعريف اهداف المشروع high level objective  ، الافتراضات assumptions ، القيود، المتطلبات requirement ، المجال Scope، المخاطرRisks، وذلك بهدف تحديد امكانية feasibility تنفيذ المشروع. السبب في ذلك هو التخطيط التفصيلي يحتاج الى وقت Time و تكلفه Cost ولان هذا الوقت والتكلفه لا يمكن صرفهما الا اذا كان هناك اعتماد رسمي officially authorized لوثيقة ميلاد المشروع،

تحتوي وثيقة ميلاد المشروع على : 
  • عنوان ووصف للمشروع what is the project
  • من هو مدير المشروع وما هي الصلاحيات authority level مثال مستوى الصلاحيات، صلاحيات الموافقه على الميزانيه Budget approve، الموافقه على الجدول الزمنيSchedule، موارد المشروع Resources.. الخ
  • حالة المشروع business case : لماذا بدا المشروع وما هو الهدف منه (وصف لاهداف المشروع ) describe the project purpose and justification 
  • الموارد مسبقة التعيين resources pre assigned : من هم الموارد التي يتم تعينهم من قبل صاحب العمل ولا يمكن استبعادهم.
  • اصحاب المصالح stakeholder: من هم المؤثرين في المشروع سواء اشخاص ام منظمات ام غيرهم اي شي يوثر في المشروع.
  • متطلبات اصحاب العمل المعروفه stakeholder requirement as known  : requirement related to both project and product scope
  • بيانات المستخدمين utilize data المتوفره في مراقبة الجوده .
  • وضف المنتج product description/deliverables: ما هو المنتج المتوقع من المشروع(النتيجه النهائية للمشروع)
  • الافترضات و القيود Assumptions and constraint
  • اهداف المشروع القابله للقياس measurable project objective: مدى توافق اهداف المشروع مع الاهداف الاستراتيجه للمنظمه، كيف يمكن لاهداف المشروع ان تدعم اهداف المنظمه الاستراتيجه strategic goals .حيث هذه الاهداف تحتاج الى قياس وتعريف اولويات في قيود المشروع.define priority of the project constraints 
  • متطلبات المشروع التي تحتاج الى موافقه project approval requirement:ما هي العناصر والموارد التي تحتاج الى موافقه، ومن هو الشخص المعني بالموافقه عليها sign off ، 
  • مخاطر المشروع high level project risk : تحديد مخاطر المشروع والتهديدات threats التي قد تسبب ضرر للمشروع.
  • توقيع صاحب المشروع على هذه الوثيقه 

تعتبير وثيقة ميلاد المشروع اهم وثيقه في المشروع وبعدم وجود هذه الوثيقة لا يمكن لمدير المشروع ولا للمشروع النجاح.

قد يعمل مدير المشروع على عمل وثيقة ميلاد المشروع ولكن الاصدار النهائي والاعتماد الرسمي issued and signed off يتم من صحاب المشروع sponsor كجزء من بدء المشروع 

وثيقة ميلاد المشروع يجب ان تكون تفصيليه قدر الامكان بما فيها الكفايه، لانه لا حاجه لاجراء اي تعديل عليها اثناء تنفيذ المشروع.
ملاحظة :
اي تغيير على وثية ميلاد المشروع يجب ان يطرح سؤال قبل التغيير هل سيستمر المشروع ام لا 

فوائد وثيقة ميلاد المشروع 

  • نقطة الانطلاق للمشروع ، حيث بعد التوقيع والاعتماد الرسمي يصبح المشروع موجود وهذا يعني ان المشروع غير موجود حتى يتم التوقيع على هذه الوثيقه.
  • يعطي مدير المشروع صلاحيات لصرف النقود والموارد للمشروع.
  • يمكن معرفة اهداف المشروع objective، المتطلبات requirement، معايير النجاح success criteria ، 
  • يمكن معرفة قيود المشروع constraint ، مخاطر المشروعrisk  ،  افتراضات المشروع Assumptions .
  • تكشف الافتراضات الغير مغطاه uncover 
  • تعريف مجال المشروع scope definition، جهود ادارة المخاطر risk management effort
  • تعتبر حلقة وصل link بين اعمال المشروع المستمره ongoing work organization 


تعتبر وثيقة المشروع عملية تكامليه integration process وذلك لان هذه الوثيقه تؤثر في جميع مساحات المعرفة knowledge area  وتشمل (scope, time, cost, quality,HR, Communication, risk, procurement, stakeholder management)
لتطوير وانشاء وثيقة ميلاد المشروع يتطلب الامر مجموعه من الاجراءات سواء في المشاريع الكبيره ام الصغيره وهذه الاجراءات:
  • تحديد اصحاب المصالح ومن ثم عقد اجتماعات مع اصحاب المصلحه الاساسين key لاخذ الموافقه على متطلبات المشروع.، المجال scope، المخاطر Risks، الافتراضات assumptions والمتطلبات Delivery. 
  • تعريف مجال المنتج product scope
  • تعريف اهداف المشروع project objective
  • اضافة معايير النجاح success criteria
  • توثيق المخاطر documenting risk
العوامل المؤثره على وثيقة ميلاد المشروع   influence the creation of the project charter

حالة العمل business case : هي وثيقة يتم اضافة فيها معلومات عن حاجة العمل business needs ، لماذا تم اختيار المشروع ، كيف يحقق المشروع اهداف المؤسسة الاستراتيجه fits into the organization strategic goals ، وكيف يجلب قيمه للمنظمه، يجب على مدير المشروع معرفة لماذا تم اختيار المشروع وكيف يحقق اهداف المؤسسه الاستراتيجيه، ثم بعد ذلك التاكد هل فعلا حقق المشروع احتياجات المؤسسه ام لا. تحتوي جملة المشروع على شرح مفصل عن حاجة المشروع وتكون موجوده في وثيقه ميلاد المشروع. والتحليل المناسب لتعديل المشروع justify project

من الاشياء المهمه في تطوير وثيقة ميلاد المشروع  aspect to develop project charter 

  • تحديد وتوثيق القيود constraints والافتراضات assumptions التي لم تكتشف اثناء المفاوضات مع اصحاب العمل في مرحلة البدء initiating 
  • القيود constraints  هي عوامل تحد من خيارات فريق العمل limit the team options مثل : موارد محدوده Limited resources،  الميزانيه budget، الجدول schedule، المجال scope. مثال : لسبب ما قد تطلب الادارة وتقرر ان ينتهي العمل فقط ب 5 موارد 
  • الافتراضات assumptions : هي اشياء يفترض انها قد تكون صحيحه لكن هي غير ذلك. مثال قد نفترض assumed ان لسنا بحاجه لموافقة قسم الهندسه قبل بدء ىالنشاطات ولكن موافقتهم امر ضروري.
  • اصول العملية التنظيميه organizational project assists  وتشمل ( العمليات process ، النماذج templates ، المعلومات التاريخيه historical information ، الدروس المستفاده lesson learned )
  • العوامل البئية المؤثره enterprise environmental factors :  مثل المعايير المطبقة applicable standards ، والموجوده، البئية infrastructure.

القيود والافترضات تعتبر مدخلات لمعظم عمليات ادارة المشروع وتعرف على انها high level  في مرحلة البدء initiating حيث قد يمكن اعادة تعريفها وتوثيقها في تفاصيل المشروع كجزء من عمليات المجال define scope process في مرحلة التخطيط.

اذا حدث تغيير او ثبت خطا wrong للقيود والافتراضات ، في هذه الحاله فان خطة ادارة المشروع تحتاج الى تغيير project management واكيد التغيير ما بصير بطريقة عشوائية


جملة عمل المشروع project statement of work 


هي وصف الاحتياج describe the needs (ليش هاذ المشروع وشو الفائدة من تنفيذه)،المسؤول عن عمل هذه الوثيقة هو صاحب العمل sponsors اوالعميل customers، تحتوي ايضا على نطاق المنتج product scope كيف سيكون المشروع مطابق للمنظمة او الخطة الاستراتيجه  للعميل customer strategic plan ، تحتوي ايضا على وثيقة الالفاظ wordy document التي ترسل من المشتري الى البائع حيث قد لا تكون كامله عند استلامها كمدخل الى develop project charter ولكن يجب ان تكون معرفه في جملة عمل المشروع. 

الاتفاقايات العقود agreements / Contract 
كل المشاريع يجب ان تحتوي على charter سواء كان مبادرة داخليه(داخل نفس الشركه) internal  او خارجية . حيث ان تطوير وثيقة ميلاد المشروع عادتا تبدا مع بعض الموافقات الرسميه. 
في المشاريع الداخليه الموافقه المبدئية قد تكون بصوره غير رسميه عن طريق emails، او محادثات conversation عن المشروع وما هو (طبيعة المشروع) قد ياخذ شكل mou ( memorandum of understanding) او موافقه برساله letter of agreement
اما في حالة المشاريع الخارجيه فانه يجب وجود عقد رسمي formal contracts  كذلك يجب اخذ بعين الاعتبار المشترين buyer والبائعين seller عند عمل العقود. حيث يجب عمل وثيقة charter خاصه بتوقعات المشترين والبائعين .
يجب ان تحتوي وثيقة project charter على نقاط مختلفه حول البائع والمشتري مثل اسباب كل من المشتري والبائع للعمل على المشروع حيث قد تكون اسباب المشتري الوصول الى منتج معين achieve a particular product scope  في حين قد تكون اسباب البائع زيادة الارباح increase revenue ، تحسين سمعتهم reputation او الحصول على عمل اضافي من المشتري gain additional work from the buyer . 

يجب على مدير المشروع العمل مع اصحاب المصالح وغيرهم ممن لهم تاثير على جوانب المشروع المختلفه لعمل وثيقة ميلاد المنشروع.